الصلاحيات والمستخدمين

من اهم الادوات التي يحتويها حساباتي نظام الصلاحيات والمستخدمين، حيث يحتوي على العديد من الخيارات التي تستطيع من خلالها انشاء مستخدم جديد للبرنامج ومنحه الصلاحيات التي ترغب، وكذلك منح او حجب صلاحية معينة عن موظف او مستخدم معين.

ملاحظة: يحتوي حساباتي السحابي على مستخدم واحد افتراضي مجاني، ويمكن شراء اكثر من مسنخدم بتكلفة 1 دولار شهريا لكل مستخدم اضافي، اما جميع اصدارات حساباتي التي تعمل بدون انترنت فيمكن انشاء عدد غير محدود من المستخدمين مجانا.

ولفتح الصلاحيات والمستخدمين قم بالضغط على اشارة المستخدم الموجودة في شريط الادوات اعلى شاشة البرنامج.

تظهر لك شاشة الصلاحيات والمستخدمين كما يلي:

تحتوي شاشة الصلاحيات والمستخدمين على عدة اجزاء وهي كما يلي:

اولا: مفاتيح التحكم

تحتوي مفاتيح التحكم على العديد من الفاتيح الضرورية للعمل والتي تم شرحها تفصيليا في المساعدة الخاصة بمفاتيح التحكم والتي يمكنك الرجوع لها في أي وقت.

ومن اهم المفاتيح التي تحتويها مفاتيح التحكم مفتاح (استعلام) والذي يظهر لك شاشة تحتوي على جميع المستخدمين الموجودين لديك ويمكنك فتح الصلاحيات الخاصة باي مستخدم باختيره بالضغط على اسمه.

 

ثانيا: معلومات المستخدم الاساسية

تحتوي معلومات المستخدم الاساسية على حقول مهمة لاضافة مستخدم جديد او لتحديد المعلومات الاساسية لأي مستخدم، وهي كما يلي:

1-      الرقم: يظهر في يهذا الحقل رقم المستخدم التسلسلي والذي لا يمكن تعديله او حذفه.

2-      بريد الكتورني: يظهر في هذا الحقل اسم المستخدم ولا يمكن التعديل عليه او حذفه، حيث يتم انشاء هذا الاسم خلال انشاء الحساب الجديد لاول مرة او من خلال شراء مستخدم جديد، مع ضرورة الانتباه الى ان اسم المستخدم في حساباتي السحابي يجب ان يكون بريد الكتروني، اما في جميع اصدارات حساباتي التي تعمل بدون انترنت فيمكن ان يكون أي اسم بشرط ان يكون باللغة الانجليزية وبدون أي فراغات او رموز.

3-      كلمة المرور الحالية: يظهر هذا الحقل فارغا ويستخدم في حال الرغبة بتعديل كلمة المرور الحالية (علما بان كلمة المرور الافتراضية لاي حساب جديد تكون 123) فيجب ادخال كلمة المرور الحالية في هذا الحقل لتعديلها من خلال الحقول التالية.

4-      كلمة المرور الجديدة يستخدم هذا الحقل لتغيير كلمة المرور الحالية لاي مستخدم ترغب بتغيير كلمة المرور الخاصة به، علما بانه يجب ان يتم ادخال كلمة المرور الحالية واعادة ادخال كلمة المرور الجديدة في الحقول الخاصة بهم لتعديل كلمة المرور بالاضافة لهذا الحقل.

5-      تاكيد كلمة المرور: يستخدم هذا الحقل لتاكيد كلمة المرور الجديدة لاي مستخدم ترغب بتغيير كلمة المرور الخاصة به، علما بانه يجب ان يتم ادخال كلمة المرور الحالية وادخال كلمة المرور الجديدة في الحقول الخاصة بهم لتعديل كلمة المرور بالاضافة لهذا الحقل.

6-      مستوى: يحتوي هذا الحقل على ارقام من 1 الى 10، حيث يمكن منح أي مستخدم أي مستوى من المستويات العشر والتي تعني ان المستوى الاعلى يرى حركات كل المستخدمين التابعين لمستويات ادنى. مثال: المستخد المحدد لمستوى 1 يمكن ان يرى جميع حركات المستخدمين من 10 الى 1، اما المستخدم المحدد بالمستوى 2 فيمكن ان يرى حركات جميع المستخدمين من 10 الى 2 فقط ولا يمكن ان يرى حركات المستخدمين المحددين بالمستوى 1.

7-      نسبة الخصم / الحد الاقصى: في هذا الحقل يتم تحديد نسبة الخصم المسموح للمستخدم ان يقوم باجرائها لاي عميل اثناء عمليات البيع او الشراء.

8-      الصندوق: يظهر في هذا الحقل جميع حسابات الصناديق النقدية التي قمت بتعريفها سابقا في شاشة التعاريف، حيث تستطيع ربط حركات أي مستخدم بصندوق نقدي محدد بشكل الي، اذ يتم تحديد الصندوق النقدي في جميع السندات التي يمكن ان تتاثر بها الصناديق النقدية بالصندوق المحدد بشكل الي ولا يمكن تعديله من قبل المستخدم.

9-      دفتر السندات: يحتوي هذا الحقل على جميع الاحرف الانجليزية والتي تستخدم لربط جميع السندات التي يقوم بها المستخدم بحرف معين بغرض تمييزها من خلال هذا الحرف.

10-  نظام حماية ال IP : تم تزويد البرنامج بنظام حماية من خلا تثبيت ال IP الخاص بك وربطه بحسابك بحث لن يستطيع الدخول للبرنامج أي شخص حتى انت من أي مكان خارج نطاق ال IP الذي حددته. راجع المساعدة الخاصة بهذا النظام، ويمكن الوصول لها من خلال الرابط التالي http://hesabate.com/hesabatehelp/#ipprotect.html

 

ثالثا: صلاحيات ال POS

تحتوي هذه المجموعة من الحقول على صلاحيات تؤثر على نظام ال POS وشاشة المبيعات الخاصة به، كما وتؤثر ايضا على باقي اجزاء البرنامج، وهي كما يلي:

1-      حساب المبيعات: يمكن من خلال هذا الخيار تحديد حساب المبيعات الذي ترغب بان تتاثر به جميع الفواتير التي يقوم بانشائها المستخدم المحدد.

2-      المخزن: يظهر في هذا الخيار جميع المخازن او المستودعات التي تم تعريفها سابقا في التعاريف، حيث يمكن ربط المستخدم بمخزن معين بحيث يتم تحديده بشكل آلي بمجرد فتح أي فاتورة او سند من قل هذا المستخدم.

3-      المندوب: يظهر في هذا الخيار جميع المندوبين والموظفين الذين تم تعريفهم سابقا في بطاقة الموظفين داخل نظام المندوبين والموظفين، حيث يمكن ربط المستخدم بمندوب او موظف معين بحيث يتم تحديده بشكل آلي بمجرد فتح أي فاتورة او سند من قل هذا المستخدم.

4-      مركز التكلفة: يظهر في هذا الخيار جميع مراكز التكلفة التي تم تعريفها سابقا في نظام مراكز التكلفة داخل التعاريف، حيث يمكن ربط المستخدم بمركز تكلفة معين بحيث يتم تحديده بشكل آلي بمجرد فتح أي فاتورة او سند من قل هذا المستخدم.

 

رابعا: جدول صلاحيات جميع سندات وفواتير البرنامج

يحتوي هذا الجدول على جميع محتويات البرنامج من سندات وفواتير بهدف تحديد الصلاحيات الخاصة بكل سند او فاتورة لاي مستخدم.

يمكن منح او حجب جميع الصلاحيات لجميع السندات والفواتير عن أي مستخدم بتحديد خيار الكل الموجود في يمين اعلى جدول الصلاحيات. فبمجرد تحديد الخيار يتم تحديد جميع الصلاحيات كما في الشاشة التالية:

وفي حال ازالة التحديد عن هذا الخيار فانك تقوم بحجب جميع الصلاحيات عن جميع السندات والفواتير عن المستخدم المحدد.

تم تقسيم جميع محتويات البرنامج في مجموعات يمكن اختيار كل مجموعة على حدى لتحديد الصلاحيات الخاصة بها لتسهيل عملية تحديد الصلاحيات من خلال الحقل الظاهر في اعلى الجدول.

فبمجرد اختيار مجموعة من المجموعات التي يحتويها هذا الحقل تظهر جميع السندات والفواتير التي يحتويها هذا الخيار وتختفي باقي السندات والفواتير الغير تابعة لهذا الخيار.

تحتوي جزئية جدول جميع صلاحيات السندات والفواتير على 9 اعمدة وهي كما يلي:

1-      منح او حجب جميع الصلاحيات لموجوعة سندات او فواتير بشكل كامل: من خلال تحديد الخيار الموجود بجاب عنوان كل مجموعة يمكن منح جميع الصلاحيات او حجبها جميعها للمجموعة المحددة عن المستخدم المحدد.

2-      منح او حجب جميع الصلاحيات لسند او فاتورة محددة بشكل كامل: من خلال تحديد الخيار الموجود بجاب اسم السند او الفاتورة يمكن منح جميع الصلاحيات او حجبها جميعها للسند او الفاتورة المحددة عن المستخدم المحدد.

3-      منح او حجب صلاحية الحفظ لجميع السندات والفواتير او لبعضها: يمكن منح او حجب خاصية حفظ جميع او أي سند او فاتورة بتحديد خيار حفظ الموجود بجانب كل سند وفاتورة، ويمكن منح او حجب هذه الخاصية لجميع السندات و الفواتير بتحديد الخيار الموجود بجانب كلمة حفظ في اعلى الجدول.

4-      منح او حجب صلاحية التعديل لجميع السندات والفواتير او لبعضها: يمكن منح او حجب خاصية تعديل جميع او أي سند او فاتورة بتحديد خيار تعديل الموجود بجانب كل سند وفاتورة، ويمكن منح او حجب هذه الخاصية لجميع السندات و الفواتير بتحديد الخيار الموجود بجانب كلمة تعديل في اعلى الجدول.

5-      منح او حجب صلاحية الترحيل لجميع السندات والفواتير او لبعضها: يمكن منح او حجب خاصية ترحيل جميع او أي سند او فاتورة بتحديد خيار ترحيل الموجود بجانب كل سند وفاتورة، ويمكن منح او حجب هذه الخاصية لجميع السندات و الفواتير بتحديد الخيار الموجود بجانب كلمة ترحيل في اعلى الجدول، علما بان هذا الخيار يختفي من جانب السندات التي لا تحتوي على خاصية الترحيل.

6-      منح او حجب صلاحية الطباعة لجميع السندات والفواتير او لبعضها: يمكن منح او حجب خاصية طباعة جميع او أي سند او فاتورة بتحديد خيار طباعة الموجود بجانب كل سند وفاتورة، ويمكن منح او حجب هذه الخاصية لجميع السندات و الفواتير بتحديد الخيار الموجود بجانب كلمة طباعة في اعلى الجدول.

7-      منح او حجب صلاحية الالغاء او الحذف لجميع السندات والفواتير او لبعضها: يمكن منح او حجب خاصية الغاء او حذف جميع او أي سند او فاتورة بتحديد خيار الغاء الموجود بجانب كل سند وفاتورة، ويمكن منح او حجب هذه الخاصية لجميع السندات و الفواتير بتحديد الخيار الموجود بجانب كلمة الغاء في اعلى الجدول.

8-      منح او حجب صلاحية الاستعلام لجميع السندات والفواتير او لبعضها: يمكن منح او حجب خاصية الاستعلام عن جميع او أي سند او فاتورة من داخلهم بتحديد خيار استعلام الموجود بجانب كل سند وفاتورة، ويمكن منح او حجب هذه الخاصية لجميع السندات و الفواتير بتحديد الخيار الموجود بجانب كلمة استعلام في اعلى الجدول.

9-      منح او حجب صلاحية المشاهدة لجميع السندات والفواتير او لبعضها: من خلال خيار المشاهدة يمكن منح أي مستخدم خاصية مشاهدة جميع او أي سند او فاتورة فقط دون القدرة على التعديل او الحذف، وذلك بتحديد خيار مشاهدة الموجود بجانب كل سند وفاتورة، ويمكن منح او حجب هذه الخاصية لجميع السندات و الفواتير بتحديد الخيار الموجود بجانب كلمة مشاهدة في اعلى الجدول.

 

خامسا: جدول صلاحيات جميع تقارير البرنامج بالاضافة للصلاحيات المتقدمة

يحتوي هذا الجدول على جميع تقارير البرنامج بالاضافة الى صلاحيات خاصة بهدف منح المستخدم القدرة على فتح أي تقرير او منعه، وكذلك تحديد صلاحيات خاصة متقدمة للبرنامج ولنظام ال POS لاي مستخدم.

يمكن منح او حجب صلاحية فتح جميع تقارير البرنامج عن أي مستخدم بتحديد خيار الكل الموجود في يمين اعلى جدول الصلاحيات. فبمجرد تحديد الخيار يتم منح المستخدم صلاحية فتح جميع تقارير البرنامج كما في الصورة التالية، مع ضرورة الانتباه الى ان هذا الخيار سوف يمنح ايضا جميع الصلاحيات المتقدمة الموجودة داخل هذا الجدول عن المستخدم:

وفي حال ازالة التحديد عن هذا الخيار فانك تقوم بمنع فتح أي تقرير من تقارير البرنامج عن المستخدم المحدد كما في الصورة اسفل، مع ضرورة الانتباه الى ان هذا الخيار سوف يحجب ايضا الصلاحيات المتقدمة الموجودة داخل هذا الجدول عن المستخدم.

تم تقسيم جميع تقارير البرنامج في مجموعات يمكن اختيار كل مجموعة على حدى لتحديد الصلاحيات الخاصة بها لتسهيل عملية تحديد الصلاحيات من خلال الحقل الظاهر في اعلى الجدول.

يمكن منح صلاحية فتح أي تقرير او حجبها بتحديد المربع الذي بجاب اسم كل تقرير.

يشمل جدول الصلاحيات على صلاحيات خاصة تشمل على ما يلي:

1-      اظهار التكلفة في بحث الاصناف الشامل: يعمل هذا الخيار على اظهار تكلفة الاصناف في شاشة البحث عن الاصناف في الفواتير وفي أي سند تحتاج لاختيار الاصناف داخله.

2-      تغيير الفواتير النقدية: منع المستخدم من ازالة تحديد خيار الفاتورة النقدية الموجود في جزئية الحقل الاضافية الموجودة في جميع الفواتير في حال تم تحديده من قبل أي مستخدم .

3-       تعديل الرصيد الابتدائي: منع او منح صلاحية تعديل الارصدة الافتتاحية او الابتدائية لجميع حسابات البرنامج.

4-      الاضطلاع على خاصية المصاريف المستحقة: هذا الخيار غير فعال في حساباتي.

5-      الاضطلاع على خاصية الشيكات المستحقة: هذا الخيار غير فعال في حساباتي.

6-      تجاوز حد الدين في السندات: يمكن منع أي مستخدم من تجاوز المبلغ الذي تم تحديده لاي عميل كسقف لددين منه او له اثناء عمليات البيع والشراء.

7-      اجراء خصم: منح او حجب خاصية اجراء خصم في الفواتير.

8-      تحويل من: منح او حجب خاصية تحويل العرض لطلبية والطلبية لارسالية والارسالية ل فاتورة من خلال الخيار الموجود داخل الحقول الاضافية في جميع الفواتير والطلبيات والارساليات.

9-      تكلفة فاتورة المبيعات: منح او حجب خاصية الاضطلاع على تكلفة الفاتورة اثناء عملية البيع من خلال الخيار الموجود داخل الحقول الاضافية في فاتورة المبيعات.

10-  اظهار رصيد العميل في الفواتير: تحتوي جميع الفواتير في البرنامج على حقل رصيد العميل الموجود في الحقول الاضافية والذي يظهر رصيد أي عميل يتم اختياره داخل أي فاتورة، ومن خلال هذه الصلاحية يمكن اخفاء هذا الحقل عن أي مستخدم.

11-  استخدام المندوبين: يمكن منع تحديد مندوب في داخل أي فاتورة من خلال حقل المندوب الموجود في الحقول الاضافية داخل جميع الفواتير والسندات.

12-  اظهار تكلفة الصنف في الفلترة: يعمل هذا الخيار على اظهار تكلفة الاصناف في شاشة البحث عن الاصناف في الفواتير وفي أي سند تحتاج لاختيار الاصناف داخله.

13-  اظهار الكمية الابتدائية في الفلترة: يعمل هذا الخيار على اظهار الكمية الابتدائية للاصناف في شاشة البحث عن الاصناف في الفواتير وفي أي سند تحتاج لاختيار الاصناف داخله.

14-  اظهار رصيد البنك في فلاش البنوك: هذا الخيار غير مستخدم في حساباتي.

15-  الاضطلاع على غير الزبائن في البحث: يمكن منع ظهور أي عميل تم تحديده كمورد في بطاقته داخل شاشة البحث عن العملاء والموجودة في جميع السندات والفواتير التي تحتاج لاختيار عميل داخلها.

16-  خاص: يعمل هذا الخيار على اظهار القيمة الموجودة في حقل خاص الموجود في بطاقة الاصناف في شاشة البحث عن الاصناف في الفواتير وفي أي سند تحتاج لاختيار الاصناف داخله.

17-  اسعار الشراء من الموردين: يمكن منع اظهار أي سند او معلومة تحتوي على اسعار شراء أي صنف داخل البرنامج عن أي مستخدم.

18-  ارسال رسالة قصيرة: في حال تفعيل نظام الرسائل فيمكن منع أي مستخدم من استخدام هذا النظام من خلال هذا الخيار.

19-  اظهار نسبة المندوب في السندات: يمكن اخفاء حقل قيمة نسبة المندوب الموجودة بجانب حقل المندوب داخل الحقول الاضافية في جميع الفواتير.

20-  منع التعديل على حركات خارج تاريخ اليوم: يمكن منع أي مستخدم من تعديل أي سند او فاتورة لا تحمل تاريخ اليوم.

21-  معلومات مالية – بطاقة العملاء: يمكن حجب فتح جزئية المعلومات المالية عن أي مستخدم داخل بطاقة العملاء.

يشمل جدول الصلاحيات ايضا على صلاحيات خاصة بنظام ال POS وهي كما يلي:

1-      فاتورة POS :يمنك حجب فتح فاتورة ال POS عن أي مستخدم.

2-      عمل خصم كلي: منح او حجب امكانية عمل خصم كلي على فواتير ال POS.

3-      عمل خصم على صنف: منح او حجب امكانية عمل خصم على صنف داخل فواتير ال POS.

4-      حذف صنف: منح او حجب امكانية حذف صنف من فاتورة داخل فواتير ال POS.

5-      تغيير سعر البيع: منح او حجب تغيير سعر البيع الذي تم تحديده داخل بطاقة الاصناف لاي صنف دالخ فواتير ال POS.

6-      المتابعة:

7-      البيع بالسالب: البعض يقوم ببيع الصنف بكمية سالبة في حال ارجاعه من قبل الزبون بدلا من عمل فاتورة مردودات مبيعات، وهذا الخيار منح هذه الخاصية.

8-      حذف: منح او حجب حذف أي فاتورة من فواتير ال POS.

9-      E-Order: يحتيو حساباتي على نظام الفاتورة الالكترونية والتي تستخدم من قبل النادل في المطاعم، حيث يمكن تحديد هذه الصلاحية لاي نادل داخل المطعم بحيث يستطيع فتح فاتورة الكترونية يمكنه من خلالها تسجيل طلبات الزبائن وارسال طلبية كل زبون الى المحاسبة والى المطبخ.

10-  السماح بتسديد الفاتورة : منح او حجب امكانية تسديد فواتير ال POS من قبل المستخدم.

11-  السماح بالتعديل بعد الطباعة: يمكنك منع أي مستخدم من التعديل على أي فاتورة POS تمت طباعتها.

12-  تعديل فواتير الغير: يمكن منع تعديل أي فاتورة POS تم انشائها من قبل أي مستخدم اخر.

13-  مشاهدة زبائن مندوبين اخرين: من ميزات البرنامج امكانية ربط كل عميل بمندوب او موظف بهدف تحديد الموظف المسؤول عن العميل بالاضافة الى ان البرنامج يقوم بتحديد المندوب المسؤول عن العميل داخل الفواتير بمجرد اختيار العميل لتسهيل وتسريع العمل، وفي هذا الخيار يمكن منع أي مستخدم من مشاهدة عملاء مربوطين بموظفين غيره.

14-  مشاهدة فواتير الغير: يمكن منع مشاهدة أي فاتورة POS تم انشائها من قبل أي مستخدم اخر.

15-  مبيعات اليوم: غير متوفر في الاصدار الاساسي.

16-  السماح بالتعديل بعد الطباعة للمطبخ : غير موفر في الاصدار الاساسي.

17-  التسديد بدون تعديل: منع التعديل على أي فاتورة pos تم تسديدها.

18-  مشاهدة المسدد: منع مشاهدة أي فاتورة تم تسديدها.

19-  فتح الصندوق: تحتوي شاشة ال POS على مفتاح يمكن من خلاله فتح صندوق الكاش المربوط بالنظام، ومن خلال هذا الخيار يمكن منع المستخدم فتح الصندوق.