اتفاقية التأجير (نظام التأجير)

تعريف نظام التأجير

يستخدم نظام التأجير لمعالجة الأمور التالية :

1- ضبط ومعالجة المواد المؤجرة بشكل عام .

2- ضبط ومعالجة المركبات المؤجرة .

في حال كنت ترغب باستخدام النظام لتأجير المركبات فلا داعي لان تقوم بتعديل أي شيء على النظام فالنظام يصلح بشكل افتراضي لتأجير المركبات، اما إذا كنت ترغب باستخدام النظام لتأجير اي مادة أخرى (أجهزة كهربائية، ملابس، معدات، كتب ...الخ) فانت تحتاج لإزالة خصائص تأجير المركبات من خصائص البرنامج كما في الصورة أسفل

ملاحظة هامة: في البداية وقبل البدا باستخدام النظام يجب تعريف حساب خدمة اساسية باسم اتفاقية التأجير او باسم تأجير بحيث تكون الخدمة الاولى في النظام ليتم تحميل قيمة اتفاقيات التأجير عليها، ولتعريف حساب خدمة قم بالذهاب الى شاشة التعريفات ومن ثم فتح سند الخدمات كما في الصورة أسفل

وللتعرف على كيفية تعريف الخدمات بشكل  اكثر تفصيلا يمكنك اتباع الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#services.html

طريقة استخدام النظام في تأجير أي سلعة او بضاعة او أصل

كما تم ذكره سابقا يجب إزالة خيارات تأجير المركبات من خصائص البرنامج، وبمجرد فتح سند التأجير تفتح لك الشاشة التالية والتي تحتوي على العديد من الحقول

1- الرقم : هو رقم تسلسلي يعمل البرنامج على انشائه ولا يمكن التحكم به او تعديله لاغراض ضبط الجودة.

2- التاريخ : يظهر تاريخ اليوم بشكل تلقائي بمجرد فتح سند جديد والمقصود به تاريخ عمل اتفاقية التأجير او تاريخ التأجير، كما يمكنك تغيير تاريخ السند كيفما ترغب.

3- الوقت : ويقصد به الوقت الذي تم تأجير به المادة او الشيء مُؤَجَّر .

4- سند يدوي : يمكن ادخال رقم السند اليدوي في حال كانت عملية التأجير  تتم من خلال دفاتر قبل توثيقها على البرنامج.

5- العملة : والمقصود بها عملة سند التأجير .

6- الحالة : وللتعرف على الحالات بشكل اكثر تفصيلا يمكنك اتباع الرابط التالي http://hesabate.com/hesabatehelp/cases.html

7- اسم الصنف : والمقصود به هو المادة المراد تأجيرها  ويتم اختيارها من خلال الضغط على اشارة المكبر مع الملاحظة يتم تعريف المادة المراد تأجيرها يتم من خلال بطاقة الأصناف/ وللتعرف على كيفية تعريف الاصناف يمكنك اتباع الرابط التالي الذي يشرح لك عن بطاقة الاصناف بشكل اكثر تفصيلا

http://hesabate.com/hesabatehelp/#itemsc.html

8- المندوب: يمكن من خلال هذا الحقل ربط اتفاقية التأجير بمندوب مبيعات بهدف توثيق من قام بعملية التأجير وتثبيت العمولة للموظف في حال كان هنالك عمولة، فعندما يتم عمل استلام للمادة المؤجرة يقوم البرنامج بانشاء فاتورة مبيعات آلية ويقوم بربط هذه الفاتورة بالمندوب الذي تم اختياره بشكل آلي، وللتعرف على كيفية تعريف المندوبين والتعامل معهم بشكل اكثر تفصيلا  يمكنك اتباع الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#employeecard.html

9- التصنيفات: بمجرد اختيار الصنف المراد تأجيره سوف تظهر التصنيفات الخاصه به والتي تم ربطه بها في بطاقة الأصناف بشكل تلقائي، وللتعرف على التصنيفات بشكل اكثر تفصيلا يمكنك اتباع الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#clas.html

10- المستأجر : من خلال الضغط على اشارة المكبر يتم اختيار المستأجر مع الملاحظة يتم تعريف المستأجر كعميل، علما بان العملاء يتم تعريفهم من بطاقة العملاء، وللتعرف على كيفية تعريف العملاء يمكنك اتباع الرابط التالي الذي يشرح لك ذالك بشكل اكثر تفصيلا

http://hesabate.com/hesabatehelp/#caustomerc.html

11- العنوان: والمقصود به عنوان المستأجر الذي تم تعريفه في بطاقة العميل مع امكانية وضع العنوان بشكل يدوي عند اختيار العميل.

12- رقم الهوية – البطاقة: المقصود بها رقم هوية الشخص المستأجر مع الملاحظة ان هذا الرقم يظهر تلقائي بمجرد اختيار العميل وذالك وفقا للرقم الذي تم تعريفه في بطاقة العميل، مع امكانية وضع رقم الهوية بشكل يدوي.

13- الهاتف: رقم هاتف المستأجر مع الملاحظة ان هذا الرقم يظهر تلقائي بمجرد اختيار العميل وذالك وفقا للرقم الذي تم تعريفه في بطاقة العميل، مع امكانية وضع رقم الهاتف بشكل يدوي .

14- عدد الايام: والمقصود هو عدد الأيام التي سيتم تأجير الصنف خلالها (ايام الايجار) .

15- تاريخ الارجاع: هذا الحقل يتم احتسابه بشكل آلي، فبمجرد وضع عدد الايام (عدد ايام الايجار) يقوم البرنامج بطريقة آلية باعطائك تاريخ الارجاع.

16- الوقت: يتم توثيق الوقت المتفق لارجاع الصنف المأجر في حال كان هنالك أهمية للوقت في عملية التأجير.

17- الاجرة اليومية : في هذا الحقل يتم ادخال قيمة أجرة التاجير اليومية (يومي) .

18- المبلغ: يمكن من خلال هذا الخيار التعديل على المبلغ الكلي المطلوب لايجار المادة فقط (وليس الخدمات المضافه). مع الملاحظة ان هذا الخيار يتم استخدامه قبل تنفيذ عملية الاستلام التي سيتم شرحها في البند رقم 23 .

19- خدمات اضافية: يمكن من خلال هذا الخيار اضافة خدمات اضافية الى المادة المؤجرة ووضع لها سعر يضاف الى ثمن المادة المستأجرة .

مثال للتوضيح: في الصورة السابقة تم تأجير فستان سهرة وتم اضافة خدمة (كوي على البخار) له بمبلغ 50 ليصبح المبلغ  الكلي المطلوب من المستأجر 250، أي ثمن الايجار الاساسي للمادة المستأجرة + ثمن الخدمات الاضافية.

ملاحظة يتم تعريف الخدمات المضافة من خلال الخدمات وللتعرف على كيفية تعريفها والتعامل معها بشكل اكثر تفصيلا يمكنك اتباع الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#services.html

20- السعر: يتم ادخال سعر الخدمة المضافة في هذا الحقل مع الملاحظة ان سعر الخدمة يمكن تحديده من خلال بطاقة الخدمات عند تعريف الخدمة ومن الممكن ايضا وضع سعر  الخدمة يدويا عند اختيارها في اتفاقية التأجير.

21- المجموع: ويقصد به مجموع المبلغ المطلوب من المستأجر.

22- ملاحظات : يمكن من خلالها كتابة اي ملاحظات حول عملية الايجار .

23- الاستلام : يتم استخدام هذا الحقل عند انهاء مدة الايجار وعندما يقوم الشخص المستأجر بتسليم القطعة او المادة المستأجرة فحينها يتم العودة الى اتفاقيات التأجير والبحث عن عقد الايجار الخاص بهذا المستأجر من خلال الضغط على خيار استعلام الموجود في اتفاقية التأجير لتظهر لنا النافذة التالية

حيث يمكن من خلالها البحث عن عقد التأجير حسب خيارات متعددة (رقم طلبية التأجير , اسم المادة المؤجرة , تاريخ عقد التأجير , رقم السند الدوي , اسم الشخص المستأجر) وعند اختيار اتفاقية التأجير يتم الضغط على استلام (أي انه تم استلام المادة المستأجرة وانهاء فترة التأجير)، حيث سيقوم البرنامج بانشاء فاتورة مبيعات بشكل آلي ( من نوع خدمات) كما يظهر في الصورة التالية

 يقوم البرنامج بعمل فاتورة المبيعات بطريقة الية ويتم توضيح ذالك من خلال حالة الفاتورة، ويتم تسجيل قيمة المبلغ او ثمن التأجير على حساب الخدمات  التي تم شرحها في البداية وليس على حساب الصنف الذي تم تأجيره والسبب في ذالك ان عملية التأجير تعتبر ايرادا للمنشأة   وايضا يتم اضافة الخدمات المضافة للفاتورة في حال كانت اتفاقية التاجير تحتوي على خدمات مضافة، ويتم ايضاح رقم الاتفاقية في ملاحظات الفاتورة الالية لضبط الجودة والدقة.

طريقة استخدام النظام في تأجير المركبات

كما تم ذكره سابقا فان نظام التأجير يكون معدا لتأجير المركبات بشكل افتراضي بمجرد فتح حساب جديد على البرنامج ولا داعي لعمل أي تعديلات، وللتأكد يجب الذهاب لخصائص البرنامج والتأكد من تفعيل خاصية اتفاقية التأجير الخاصه بالمركبات

عندها ستصبح اتفاقية التأجير خاصه بالمركبات المؤجرة كما يظهر في الصورة التالية

ومن اهم الخيارات التي تحتويها اتفاقية التأجير الخاصه بالمركبات :

1- الرقم: هو رقم تسلسلي يعمل البرنامج على انشائه ولا يمكن التحكم به او تعديله لاغراض ضبط الجودة.

2- التاريخ: يظهر تاريخ اليوم بشكل تلقائي بمجرد فتح سند جديد والمقصود به تاريخ عمل اتفاقية التأجير او تاريخ التأجير، كما يمكنك تغيير تاريخ السند كيفما ترغب.

3- الوقت  والمقصود به وقت تأجير المركبة.

4- سند يدوي: يمكن ادخال رقم السند اليدوي في حال كانت عملية التأجير تتم من خلال دفاتر قبل توثيقها على البرنامج.

5- نوع المركبة : يتم من خلال الضغط على اشارة العدسة واختيار المركبة المراد تأجيرها مع الملاحظة انه يتم تعريف السيارات المراد تأجيرها بشكل مسبق من خلال بطاقة ا لاصناف وللتعرف على بطاقة الاصناف بشكل اكثر تفصيلا يمكنك اتباع الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#itemsc.html

6- التصنيفات: بمجرد اختيار المركبة المراد تأجيرها سوف تظهر التصنيفات التي تم ربط المركبة بها في بطاقة الأصناف بشكل، وللتعرف على التصنيفات بشكل اكثر تفصيلا يمكنك اتباع الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#clas.html

7- المستأجر: من خلال الضغط على اشارة المكبر يتم اختيار المستأجر مع الملاحظة انه يتم تعريف المستأجر كعميل , وللتعرف على كيفية تعريف العملاء يمكنك اتباع الرابط التالي الذي يشرح لك ذالك بشكل اكثر تفصيلا

http://hesabate.com/hesabatehelp/#caustomerc.html

8- العنوان: هو عنوان المستأجر، حيث يظهر تلقائي بمجرد اختيار العميل وذالك وفقا للعنوان الذي تم تعريفه في بطاقته، ومع امكانية وضع العنوان بشكل يدوي عند اختيار العميل .

9- رقم الهوية-البطاقة: رقم هوية المستأجر مع العلم ان هذا الرقم يظهر تلقائي بمجرد اختيار العميل وذالك وفقا للرقم الذي تم تعريفه في بطاقة العميل، مع امكانية وضع رقم الهوية بشكل يدوي .

10- الهاتف: رقم هاتف المستأجر مع الملاحظة ان هذا الرقم يظهر تلقائي بمجرد اختيار العميل وذالك وفقا للرقم الذي تم تعريفه في بطاقة العميل, مع امكانية وضع رقم الهاتف بشكل يدوي .

11- سائقون اخرون: يمكن من خلال هذا الخيار كتابة اي معلومات عن السائقين الخرين للمركبة المستأجرة في حال وجد.

12- معلومات السائقين الاخري : يمكن كتابة اي معلومات اضافية حول السائقين الاخرين في هذا الحقل مثل ارقام الهوية الخاصه بهم او ارقام رخصهم ....

13- تاريخ اصدار الرخصة: تاريخ اصدار رخصة السياقة الخاصة بالمستأجر.

14- تاريخ انتهاء الرخصة: تاريخ نهاية رخصة السياقة الخاصة بالمستأجر .

15- رقم الرخصة : رقم رخصة السياقة الخاصة بالمستأجر .

16- عدد الايام: والمقصود هو عدد الأيام التي سيتم تأجير الصنف خلالها (ايام الايجار) .

17- تاريخ الارجاع: هذا الحقل يتم احتسابه بشكل آلي، فبمجرد وضع عدد الايام (عدد ايام الايجار) يقوم البرنامج بطريقة آلية باعطائك تاريخ الارجاع.

18- الوقت: يتم توثيق الوقت المتفق لارجاع الصنف المأجر في حال كان هنالك أهمية للوقت في عملية التأجير.

19- الاجرة اليومية : في هذا الحقل يتم ادخال قيمة أجرة التاجير اليومية (يومي) .

20- المبلغ: يمكن من خلال هذا الخيار التعديل على المبلغ الكلي المطلوب لايجار المركبة فقط (وليس الخدمات المضافه). مع الملاحظة ان هذا الخيار يتم استخدامه قبل تنفيذ عملية الاستلام التي سيتم شرحها في البند رقم 32 .

21- اخراج المركبة: يتم من خلاله ادخال عداد المركبة عند التأجير اي قبل اخراجها للتأجير.

22- ادخال المركبة: يتم من خلاله ادخال عدّاد المركبة عند تسليمها اي بعد انهاء عملية التاجير.

23- فحص المركبة: يمكن ادخال اي معلومات حول عملية الفحص التي تمت على المركبة  قبل عملية التاجير.

24- العداد : يمكن من خلاله ادخال اي ملاحظة تتعلق بعدادات السيارة، مثلا  تسجيل المسافة المقطوعة خلال فترة التأجير.

25- خدمات اضافية : يمكن من خلال هذا الخيار اضافة خدمات اضافية الى المركبة المؤجرة واضافة لها سعر يضاف الى ثمن ايجار المركبة .

مثال للتوضيح : في الصورة السابقة تم تأجير مركبة BMW X7 وتم اضافة خدمة (غسيل وتزيين) وتم وضع  مبلغ اضافي لهذه الخدمة 80 ليصبح المبلغ الكلي المطلوب من المستأجر 480  , أي ثمن الايجار الاساسي للمادة المستأجرة + ثمن الخدمات الاضافية .

ملاحظة يتم تعريف الخدمات المضافة من خلال الخدمات وللتعرف على كيفية تعريفها والتعامل معها بشكل اكثر تفصيلا يمكنك اتباع الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#services.html

26-  السعر : والمقصود به سعر الخدمة المضافه مع الملاحظة ان سعر الخدمة يمكن تحديده من خلال بطاقة الخدمات عند تعريف الخدمة، ومن الممكن ايضا وضع سعر  الخدمة يدويا عند اختيارها في اتفاقية التأجير .

27- وصف حالة المركبة عند التأجير : يمكن ادخال اي ملاحظات حول حالة المركبة عند تأجيرها.

28- المجموع : وهو المبلغ المطلوب النهائي من المستأجر حيث انه يحتوي على ثم الايجار الاساسي (ايجار المركبة ) بالاضافة الي ثمن الخدمات الاضافية ان وجدت .

29- الصيانة : يمكن من خلال هذا الخيار متابعة الصيانة الدورية للمركبة , فعند فتحه تظهر لنا النافذة التالية

تحتوي نافذة الصيانة على العديد من الخيارات كتالي :

· عداد : ويقصد به الحد الاقصى للقراءة التي يجب ان يصل اليها عداد المركبة من اجل عمل لها صيانة .

· التنبيه : ويقصد به التنبيه قبل وصول العدد بقيمة معينة .

· القراءة الحالية : ويقصد بها قراءة عداد المركبة الحالية .

مثال للتوضيح : قامت شركة الجوال لتأجير المركبات بتاجير مركبة من نوع (بيجو) وقد قررت الشركة ان هذه المركبة عندما تصبح قراءة العداد الخاصه بها 3000 في حينها تحتاج لعمل صيانة للمركبة (مثلا يجب تغيير زيت المحرك) ففي حينها يجب وضع قيمة 3000 في خيار العداد، وعندما قام المستأجر بتسليم المربكة تم قراءة العداد الخاص بالمركبة فتبين ان العداد الخاص بها 1500 فيتم وضع ذالك في القراءة الحالية ففي هذه الحالة يقوم البرنامج بطريقة تلقائية والية بجمع عدّاد المركبة عند اخراجها حيث كان 1000 كما يتضح في الصورة السابقه ويضيف اليه القرائة الحالية 1500 فتصبح 2500 ففي حال كان الرقم اكبر من قيمة العداد يقوم البرنامج باعطائك تنبيه عند الحفظ بضرورة عمل الصيانة اللازمة للمركبة، اما فيما يتعلق بالتنبيه فالمقصود به هو ان يتم التنبيه قبل وصول العدّاد او القرائة الى رقم معين، مثلا في الصورة السابقة ان يتم التنبيه قبل العدّاد ب 100 اي انه سوف يتم تنبيهك قبل وصول العداد الى الرقم المطلوب ب 100.

المعادلة : العداد = القيمة الحالية + اخراج المركبة + التنبيه

اذا تساوى الطرفين أو اذا كان الطرف الايسر اكبر يقوم البرنامج باعطائنا تنبيه لضرورة عمل صيانة للمركبة.

30- ملاحظات : يمكن من  خلاله كتابة اي ملاحظات اضافية حول عملية التأجير .

31- مرفقات : يمكن من خلالها ارفاق اي ملفات (صور , وملفات مثل Excel , Word, PDF)في اتفاقية التأجير ليتم العودة اليها ومشاهدتها او طباعتها مثل ارفاق صور لرخصة السائق او للعقد اليدوي او للهوية الشخصية .. الخ

32- الاستلام : يتم استخدام هذا الخيار عند انهاء مدة الايجار وعندما يقوم الشخص المستأجر بتسليم المركبة المستأجرة فحينها يتم العودة الى اتفاقيات التأجير والبحث عن عقد الايجار الخاص بهذا المستأجر من خلال الضغط على خيار الاستعلام الموجود في اتفاقية التأجير لتظهر لنا النافذة التالية

حيث يمكن من خلالها البحث عن عقد التأجير حسب خيارات متعددة (رقم طلبية التأجير , اسم المركبة المؤجرة , تاريخ عقد التأجير , رقم السند الدوي , اسم الشخص المستأجر) وعند اختيار اتفاقية التأجير يتم الضغط على استلام أي تم استلام المركبة المستأجرة وانهاء فترة التأجير ، حيث يقوم البرنامج بانشاء فاتورة مبيعات آلية ( من نوع خدمات) كما يظهر في الصورة التالية

يقوم البرنامج بعمل فاتورة المبيعات بطريقة الية ويتم توضيح ذالك من خلال حالة الفاتورة، ويتم تسجيل قيمة المبلغ او ثمن التأجير على حساب الخدمات  التي تم شرحها في البداية وليس على حساب الصنف الذي تم تأجيره والسبب في ذالك ان عملية التأجير تعتبر ايرادا للمنشأة، وايضا يتم اضافة الخدمات المضافة للفاتورة في حال كانت اتفاقية التاجير تحتوي على خدمات مضافة , ويتم ايضاح رقم الاتفاقية في ملاحظات الفاتورة الالية لضبط الجودة والدقة .