الاصول الثابتة

 

تم تصميم شجرة حسابات برنامج حساباتي بحيث تحتوي على معظم الحسابات التي تلزم نسبة كبيرة من الاعمال لتسهيل وتسريع عملية بدأ العمل على البرنامج، ومن هذه الحسابات (الاصول الثابتة)، علما بان هذا النظام غير مجاني ويجب تسديد تكلفة اضافته للنظام الاساسي بدفع رسومه حسب الاصدار لمرة واحدة فقط.

وتعرف الاصول الثابتة بانها الاصول الملموسة وغير الملموسة ومنها مايخضع للاهلاك مثل الالات والمعدات والسيارات ومنها مالا يخضع للاهلاك مثل المباني والاراضي.

ويتم اضافة الاصول الثابتة من خلال طريقتين:

 

ادخال اصول اول المدة

اصول اول المدة هي الاصول الثابتة التي انتقلت مع الشركة عبر الدورات المالية السابقة والموجودة حاليا لدى الشركة عند البدأ بالعمل على البرنامج.

يتم ادخال اصول اول المدة من خلال فتح "بطاقة الاصول "من شاشة التعريفات لتظهر لك الشاشة التالية



تحتوي بطاقة الاصول الثابتة على حقول مهمة لتعريف اي اصل ثابت وهي كما يلي:

1-     الرقم: يظهر هذا الحقل الرقم التسلسلي للاصل، فكل اصل يجب ان يكون له بطاقة خاصة به، ويكون رقم الاصل التسلسلي آلي ولا يمكن التعديل عليه.

2-     الاسم: في هذا الحقل يتم ادخال وصف الاصل الذي يميزه عن غيره من الاصول.

3-     سعر التكلفة الابتدائي: من خلال هذا الحقل يتم ادخال قيمة الاصل (سعر الشراء قبل الضريبة)، ويظهر سعر الشراء بشكل آلي في هذا الحقل في حال ادخال الصل من خلال فاتورة المشتريات.

4-     باركود: يمكن ادخال رقم الباركود او السيريال الخاص بكل قطعة من قطع الاصل في البطاقة الخاصة به في هذا الحقل لتمييزه عن القطع المتشابهة.

مثال: لو ان شركة قامت بشرا 5 اجهزة كمبيوتر بنفس المواصفات، وقامت بتوزيعها على الموظفين فانه يتوجب على مسؤول الاصول الثابتة منح كل جهاز رقم خاص به بالاضافة لربطه بالموظف المسؤول عنه ومكان وجوده لتمييزه عن الاصل الاخر.

5-     الاصول الرئيسية: يحتوي البرنامج بشكل افتراضي على ثلاثة تصنيفات رئيسية للاصول الثابتة وهي (اثاث، اجهزة كهربائية، سيارات) حيث يمكن مشاهدة هذه التصنيفات من خلال الضغط على اشارة ال + الموجودة بجانب هذا الحقل ومن ثم الضغط على استعلام كما في الصورة

 

يمكن التعديل على هذه التصنيفات من خلال اختيار اي منها بالضغط على اسمه او يمكن اضافة تصنيف جديد من خلال شاشة الاصول الرئيسية

 

ويظهر اسم الاصل الرئيسي في بطاقة الاصل بعد اختيار تصنيف الاصل الفرعي التابع له بشكل آلي وحفظ البطاقة كما في الصورة التالية

6-     الاصول الفرعية: يحتوي البرنامج بشكل افتراضي على خمسة تصنيفات فرعية للاصول الثابتة وهي (مكتب، كرسي، تلفزيون، جهاز كمبيوتر، سيارة) حيث يمكن مشاهدة هذه التصنيفات من خلال الضغط القائمة المنسدلة كما في الصورة

يمكن التعديل او الاضافة على الاصول الفرعية وربطها بالاصول الرئيسية من خلال الضغط على اشارة ال + الموجودة بجانب هذا الحقل ومن ثم الضغط على استعلام كما في الصورة

يمكن التعديل على هذه التصنيفات من خلال اختيار اي منها بالضغط على اسمه او يمكن اضافة تصنيف جديد وربطه بالتصنيف الرئيسي التابع له من خلال شاشة الاصول الفرعية

ويظهر اسم الاصل الفرعي في بطاقة الاصل في القائمة المنسدلة الموجودة في هذا الحقل كما في الصورة

7-     مشتريات: يظهر في هذا الحقل رقم فاتورة المشتريات في حال كانت عملية ادخال الاصل من خلال المشتريات ولم يكن الاصل من اصول اول المدة، علما بان هذا الحقل لا يمكن التعديل عليه.

8-     تاريخ الادخال: يعتبر هذا الحقل مهم جدا، حيث تتم عملية بدأ احتساب اهلاك الاصل من التاريخ الذي يتم تحديده في هذا الحقل.

يجبت تحديد تاريخ هذا الحقل لاصول اول المدة قبل بيوم من تاريخ بدأ الدورة المالية للشركة، حيث يوجد تاريخ بدأ ونهاية الدورة المالية في خصائص البرنامج.

يتم تحديد تاريخ الادخال بشكل آلي للاصول التي تم ادخالها من خلال فاتورة المبيعات.

9-     فترة الاستهلاك بالاشهر: يظهر في هذا الحقل رقم 12 بشكل افتراضي، ويعني هذا الرقم هو عدد اشهر الدورة المالية او السنة المالية للشركة نظرا لان معظم الدورات او السنة المالية لمعظم الشركات هي 12 شهر، حيث يتم تحديد قيمة اهلاك او استهلاك الاصل خلال الدورة المالية.

10-نسبة الاستهلاك: يتم تحديد نسبة الاستهلاك التي ترغب بان يقوم البرنامج باهلاكها للاصل خلال الدورة المالية المحددة في الحقل السابق، وعادة ما تكون نسبة الاستهلاك حسب قانون الدولة فيما يتعلق باستهلاك الاصول الثابتة.

11-نوع الفاتورة: يظهر في هذا الحقل بشكل آلي نوع الفاتورة الذي تم ادخال الاصل من خلالها (مشتريات او مردودات او ارسالية) حيث يظهر النوع للاصول التي تم ادخالها من خلال احد الانواع المذكورة.

12-الحالة: يحتوي حقل الحالة على 3 حالات مستخدمة للاصول وهي

a.      فعال: تظهر هذه الحالة بشكل افتراضي لاي اصل يتم انشاء بطاقة له بغض النظر عن طريقة انشاء البطاقة.

b.     مباع: تبقى بطاقة اي اصل يتم بيعه وتختفي اثاره على الحسابات في البرنامج، الا ان حالته تصبح مباع.

c.      ملغي: ان اي اصل تقوم بحذف بطاقته يعمل البرنامج على الغاء اثاره على جميع الحسابات في البرنامج مع ابقائ بطاقته بحالة ملغي كنوع من ضبط الجودة.

13-ملاحظات: يمكن ادخال الملاحظات التي ترغب عن اي اصل في هذا الحقل سواءا كانت تتعلق بوصفه او ما الا ذلك.

14-مجمع الاستهلاك: يتم ادخال قيمة استهلاك الاصل في هذا الحقل حتى تاريخ ادخاله في البرنامج، فلو فرضنا انك قمت بادخال اصل كانت قيمة شرائه 1000$ قبل الضريبة، وكان تاريخ شرائه قبل ثلاثة سنوات، وكانت نسبة استهلاكه السنوية هي 25% فان قسمة مجمع الاستهلاك الخاص بهذا الاصل سوف تكون 750 دولار كما في الصورة

ويتم ادخال قيمة مجمع الاستهلاك بشكل يدوي لاصول اول المدة فقط، ويتم احتسابها بشكل آلي في الاصول التي يتم شرائها ولجميع الاصول عند اغلاق الدورة المالية.

15-الاماكن: يمكن تعريف اماكن تواجد الاصول الثابتة من خلال الضغط على اشارة ال + الموجودة بجانب هذا الحقل واختيار المكان الذي سوف يتم وضع الاصل به.

16-مركز التكلفة: يمكن اختيار مركز التكلفة التابع له هذا الاصل من خلال هذا الحقل

17-الموظف: يمكن اختيار الموظف المسؤول عن هذا الاصل من خلال هذا الحقل.

18-يمكن تحديد صورة لكل اصل في بطاقته من خلال هذا الخيار.

 

ادخال او شراء اصول جديدة

في حال قمت بشراء اصل جديد خلال الدورة المالية الحالية فيجب ان تقوم بادخاله من خلال فاتورة المشتريات.

ولشراء اصل من خلال فاتورة المشتريات قم بفتح فاتورة مشتريات جديدة من شاشة الفواتير والسندات

قم بفتح الخيارات لاضافية في الفاتورة من خلال الضغط على السهم الازرق ومن ثم قم بتحديد التصنيف الضريبي للفاتورة (اصول).

بمجرد اختيار العميل ومن ثم الذهاب لجدول الاصناف والضغط على اشارة العدسة سوف تظهر لك الاصناف الفرعية التي قمت بادخالها سابقا من خلال بطاقة الاصول، وفي حال لم يكون للاصل الذي ترغب بشرائه اسم يناسب وصفه قم باضافته من خلال الاصول الفرعية في بطاقة الاصول كما تم شرحه سابقا

بمجرد اختيار اسم الاصل الذي ترغب بشرائه وتحديد كميته وسعره ومن ثم حفظ الفاتورة سوف يقوم البرنامج بانشاء بطاقات اصول جديدة لكل وحدة لنفس الاصل من الاصول التي قمت بشرائها بهدف تمييزها عن الوحدة الاخرى.

مثال: في حال قمت بشراء 3 اجهزة كمبيوتر، سوف يقوم البرنامج بانشاء ثلاثة بطاقات لكل جهاز كمبيوتر بطاقة اصل خاصة به.

وكل ما عليك فعله هو العودة لبطاقة الاصول لتجد ان اخر 3 بطاقات تم انشائها بشكل آلي دون اسم ولكنك يمكنك تميزها من خلال اسم الاصل الفرعي الذي قمت بشرائه ومن خلال رقم الفاتورة وتاريخها كما في الصورة

قم بفتح بطاقة الاصول الجديدة واحدة تلوة الاخرة بعد ان تدخل وصف كل منها وتحديد نسبة الاستهلالك وباقي المعلومات الخاصة بها.

 

بيع الاصول

في حال رغبتك ببيع اي اصل ثابت يمكنك ذلك من خلال فاتورة مبيعات، قم بفتح فاتورة مبيعات جديدة من شاشة الفواتير والسندات

قم بفتح الخيارات لاضافية في الفاتورة من خلال الضغط على السهم الازرق ومن ثم قم بتحديد التصنيف الضريبي للفاتورة (اصول).

بمجرد اختيار العميل ومن ثم الذهاب لجدول الاصناف والضغط على اشارة العدسة سوف تظهر لك جميع بطاقات الاصول الموجودة لديك .

لاحظ: في عملية شراء الاصول تظهر لك الاصول الفرعية، وفي عملية بيع الاصول تظهر لك البطاقات، ذلك انه في عملية بيع الاصول يجب تحديد الاصل الذي تم بيعه بدقة.

كما ويجب الانتباه الى ان الاصل الذي يتم بيعه تبقى بطاقته وتصبح حالتها (مباع) دون التاثير على اي حسابات.

 

معالجة الاستهلاك

يعمل نظام الاصول الثابتة على احتساب استهلاك كل اصل بشكل يومي وبشكل آلي بناءا على نسبة الاستهلاك المحددة في بطاقة كل اصل، حيث يعمل على توثيق قيمة الاستهلاك لكل اصل في قائمة الدخل وفي قائمة المركز المالي بشكل آلي.

علما بان قيمة الاستهلاك التي يعمل البرنامج على احتسابها واظهارها في التقارير المالية والتفصيلية خلال الدورة المالية تعتبر قيم غير مثبتة لحين اغلاق الدورة المالية، وعليه فان اي عملية بيع لاي اصل من الاصول يتم الغاء اي استهلاكات تم احتسابها بشكل الي خلال الدورة المالية واحتساب قيمة الاصل – مجمع الاستهلاك الخاص به = التكلفته الحالية للاصل.

في حال الرغبة بالغاء عملية احتساب الاستهلاك الالي للاصول الثابتة يمكن الغاء هذه الخاصية من خصائص البرنامج بتغيير الخاصية الى يدوي من خصائص البرنامج كما في الصورة

وبمجرد تغيير هذه الخاصية الى يدوي سوف يظهر جزىء جديد في شاشة الاصول الفرعية كما في الصورة

تظهر هذه الجزئية لتسهيل احتساب استهلاك الاصول الثابتة وتثبيته من خلال قيد آلي لمن لايملكون القدرة على احتساب الاستهلاك بشكل دقيق وعمل القيد المحاسبية الصحيح.

يمكن تحديد التاريخ الذي ترغب باحتساب الاستهلاك للاصول له من خلال حقل (حتى تاريخ)

كما ويمكن اختيار الاصول الفرعية او الرئيسية التي ترغب بان تقوم باحتساب الاستهلاك لها وتثبيت القيد، وفي حال عدم تحديد اي اصول فرعية او رئيسية وتركها (لم يحدد) كما في الصورة السابقة سوف يعمل البرنامج على احتساب الاستهلاك لجميع الاصول وتثبيت القيد حتى التاريخ المحدد.

 

 

تقارير الاصول

يحتوي حساباتي على تقريران تفصيليان ومهمان للاصول الثابتة وهم :

1-     تقرير حركات الاصول: يظهر هذا التقرير جميع الحركات التي تمت على الاصول من تاريخ الى تاريخ وحسب خيارات عديدة كما يلي

1-     تذكر خياراتي: يساعد هذا الخيار على حفظ الخيارات التي قمت بتحديدها في التقرير في حال كنت تحتاج لتحديدها في كل مرة تقوم بطلب التقرير لتوفير الوقت.

2-     الخيارات الافتراضية: يعمل هذا الخيار على اعادة التقرير الى خياراته الافتراضية والغاء ما تم حفظه في من خلال خيار تذكر خياراتي

3-     تطبيق: بالضغط عليى تطبيق يتم اظهار معلومات التقرير بناءا على الخيارات التي قمت بتحديدها.

4-     من تاريخ: يتم تحديد التاريخ الذي يكون مساو او اقل من تاريخ اي حركة تمت على الاصول الثابتة.

5-     الى تاريخ: يتم تحديد التاريخ الذي يكون مساو او اكبر من تاريخ اي حركة تمت على الاصول الثابتة.

6-     العملة: يمكن تحديد الحركات التي ترغب بان تظهر حسب عملة محددة.

7-     الصنف الرئيسي: يمكن تحديد الاصول التابعة لتصنيف رئيسي محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

8-     الاصول الفرعية: يمكن تحديد الاصول التابعة لتصنيف فرعي محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

9-     حسب الاصل: يمكن تحديد اصل محدد ترغب باظهار جميع الحركات التي تمت عليه حسب خيارات محددة.

10-مركز التكلفة الاب: يمكن تحديد الاصول التابعة لمركز تكلفة اب محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

11-مركز تكلفة: يمكن تحديد الاصول التابعة لمركز تكلفة محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

12-الاماكن: يمكن تحديد المكان الذي توجد به الاصول التي ترغب ان تظهر الحركات التي تمت عليها.

13-الموظف: يمكن تحديد الموظف المسؤول عن الاصول التي ترغب باظهار الحركات التي تمت عليها.

14-السنة المالية: يمكن تحديد السنة او الدورة المالية التي ترغب بان تظهر الحركات ضمنها.

15-ترتيب حسب التاريخ: يمكن ترتيب الحركات التي تظهر حسب التاريخ من الاقدم الى الاحدث

16-احتساب الرصيد المدور: يمكن اظهار واحتساب مجموع الحركات حتى تاريخ بدأ التقرير.

17-احتساب بسعر الصرف الحالي: يمكن احتساب جميع الحركات التي تمت بعملات اخرى على سعر الصرف الحالي.

18-احتساب الحركات بعملات اخرى: يعمل هذا الخيار على اظهار جميع الحركات التي تمت على الاصول بجميع العملات مقيمة بالعملة التي تم اختيار ان تظهر بها الحركات لهذا التقرير.

2-     تقرير الاصول حتى فترة: يظهر هذا التقرير جميع الاصول الموجودة لديك حسب فترة محددة بالاضافة الى اظهار الاستهلاك الذي تم على كل اصل، ويمكن طلب التقرير كما يلي:

1-     تذكر خياراتي: يساعد هذا الخيار على حفظ الخيارات التي قمت بتحديدها في التقرير في حال كنت تحتاج لتحديدها في كل مرة تقوم بطلب التقرير لتوفير الوقت.

2-     الخيارات الافتراضية: يعمل هذا الخيار على اعادة التقرير الى خياراته الافتراضية والغاء ما تم حفظه في من خلال خيار تذكر خياراتي

3-     تطبيق: بالضغط عليى تطبيق يتم اظهار معلومات التقرير بناءا على الخيارات التي قمت بتحديدها.

4-     الصنف الرئيسي: يمكن تحديد الاصول التابعة لتصنيف رئيسي محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

5-     الاصول الفرعية: يمكن تحديد الاصول التابعة لتصنيف فرعي محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

6-     ملاحظات: يمكن تحديد الملاحظات التي تحتويها ملاحظات الاصول الثابتة والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

7-     تاريخ احتساب الاصول من: يتم تحديد التاريخ الذي ترغب بان يظهر قيمة الاستهلاك التي تمت على الاصل منذ هذا التاريخ.

8-     الى : يتم تحديد التاريخ الذي ترغب بان يظهر قيمة الاستهلاك التي تمت على الاصل حتى هذا التاريخ.

9-     نوع الاصول: يظهر في هذا الحقل خيارين، حيث يمكن اظهار اصول اول المدة فقط حسب الخيارات التي ترغب او اظهار جميع الاصول باستثناء اصول اول المدة حسب الخيارات التي ترغب.

10-اظهار استهلاك الاصول: كما تم شرحه فان هدف هذا التقرير اظهار الاصول التي تم تعريفها من خلال هذا النظام حسب خيارات عديدة، كما ويظهر هذا التقرير بشكل افتراضي قيمة استهلاك الاصول التي يتم اختيارها لتظهر في هذا التقرير، ويمكن الغاء هذه الخاصية بازالة تحديد هذا الخيار.

11-اظهار الباركود: يمكن اظهار رقم الباركود المحدد لاكل اصل ترغب باظهاره في هذا التقرير.

12-اظهار الملاحظات: يمكن اظهار الملاحظات التي تم ادخالها في بطاقة كل اصل.

13-الاصول من تاريخ: يتم تحديد تاريخ الشراء او تاريخ الادخال الذي يساوي او اكبر من تاريخ شراء او ادخال الاصول التي ترغب باظهارها في هذا التقرير.

14-الى تاريخ: يتم تحديد تاريخ الشراء او تاريخ الادخال الذي يساوي او اصغر من تاريخ شراء او ادخال الاصول التي ترغب باظهارها في هذا التقرير.

15-الحالة: يمكن تحديد حالة الاصول التي ترغب باظهارها في هذا التقرير.

16-مركز التكلفة الاب: يمكن تحديد الاصول التابعة لمركز تكلفة اب محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

17-مركز تكلفة: يمكن تحديد الاصول التابعة لمركز تكلفة محدد والتي ترغب بان تظهر في هذا التقرير.

18-الاماكن: يمكن تحديد المكان الذي توجد به الاصول التي ترغب ان تظهر في هذا التقرير.

19-الموظف: يمكن تحديد الموظف المسؤول عن الاصول التي ترغب ان تظهر في هذا التقرير.

20-السنة المالية: يمكن تحديد السنة او الدورة المالية التي ترغب بان تظهر الاصول ضمنها.