تعريف المصاريف

في هذا السند يمكن تعريف جميع المصاريف الادارية العمومية ، المصاريف المدفوعة مقدما والتاسيسية التي قد تحتاج الى توثيقها في عملك.

مقدمة محاسبية:

اولا: حساب المصروف الاب (شجرة المصاريف): هي عبارة عن تصنيفات ادارية للمصاريف تساعد على تنظيم وادارة المصاريف، وعلى سبيل المثال لنفرض ان لديك شركة ولديك سيارات للموظفين خاصة بالشركة، فيمكنك بناءا شجرة مصاريف كما يلي:

1.      مصروف اداري عمومي

1.1              مصروف سيارات

1.2.1       سيارات التوزيع

1.2.2       سيارات التسويق والمبيعات

1.2.1.1             سيارة احمد

1.2.1.2             سيارة حسن

1.2.2.1             سيارة علي

1.2.2.2             سيارة خالد

وبناءا على المثال السابق يمكنك معرفة جميع المبالغ التي صرفت على سيارة أي موظف معين، او على جميع المصاريف التي صرفت على سيارات التوزيع، او جميع المصارف التي صرفت على السيارات بشكل عام.

ثانيا: المصاريف الادارية العمومية: هي مصروفات عامة وثابتة نسبيا يتم صرفها لخدمة العملية الادارية  والعامة وليس لها علاقة مباشرة بالانشطة او عملية الانتاج مثل " النثريات , والكهرباء ,  م الضيافة , ورواتب الاداريين  الخ 

علما بانه بمجدر فتح حساب جديد على برنامج حساباتي يتم انشاء بعض المصاريف الادارية العمومية بشكل آلي وربطها بالسندات التابعة لها مثل مصروف الرواتب والاجور حيث تم ربطه بسندات المندوبين والموظفين في شاشة المندوبين والموظفين، كذلك مصروف فرق العملة الذي يتم احتسابه بشكل ألي وترصيد المبالغ الناتج عن فروق العملة بشكل الي، كذلك مصروف العمولات البنكية حيث تم ربطه بعمليات البنك، وكذلك مصروف استهلاك الاصول الثابتة والذي يتم احتسابه بشكل ألي من خلال بطاقة الاصول الثابتة، وتظهر جميع المصاريف الافتراضية والتي يتم انشائها بشكل ألي في تقرير قائمة الدخل.

ويمكنك استخدام حسابات هذه المصاريف الافتراضية من خلال السندات المربوطة بها بشكل ألي او من خلال سند القيد او تجاهلها وبناء حسابات غيرها والتاثير عليها من خلال سند القيد المحاسبي.

ثالثا: المصاريف المدفوعة مقدما: هى المصروفات المدفوعة خلال الفترة الحالية ولكنها تخص فترة زمنية مستقبليةولما كانت عملية مقابلة الايرادات بالمصروفات تتطلب تحميل الفترة الجارية فقط بالمصروفات التي تخصها واستبعاد جميع المصروفات التي تخص فترات أخرى لاحقة فانه وجب تنقية الحسابات من مصروفات لاتخص الفترة  وترحيلها للفترة المتعلقة بها. لذلك يظهرالجزء المقدم من المصروف في الميزانية في جانب الأصول تحت بند الأصول المتداولة كحق من حقوق المنشأة، ويظهر الجزأ المستحق كمصروف في قائمة الدخل تحت المصروف التابع له.

 ومن أمثلة المصروفات التي تدفع مقدماً : الإيجارات، أقساط التأمين ومصروفات الإعلان

فالإيجار مثلاً قد يسدد في منتصف السنة أو الفترة المحاسبية الحالية ولمدة عام كامل وهنا يتضح أن الإيجار المدفوع ينقسم إلى جزئين جزء يخص الفترة الجارية والجزء الأخر يخص الفترة القادمة وبالتالي تحمل حسابات الفترة الجارية بذلك الجزء من الإيجار الذي يخصها بينما يرحل الجزء المقدم إلى الفترة القادمة .

رابعا: المصاريف التاسيسية: مصاريف التأسيس هي عبارة عن أي مصاريف أنفقت منذ أن بدأت أعمال تأسيس الشركة حتى تاريخ الحصول على عقد تأسيس الشركة . فمصاريف تأسيس الشركة هي المصاريف التى صرفت على الاجراءات القانونية والاشهار وتجهيز المقر حتى يصبح للشركة كيان قانوني، وعليه فان المصاريف التاسيسية يتم توزيعها على فترة زمنية حسب القانون ويتم تثبيت قيمتها كاصل من اصول الميزانية واستهلاكه حسب الفترة المحددة.

 

المصاريف الافتراضية

بمجرد انشاء حساب جديد يعمل البرنامج على انشاء بعض المصاريف الافتراضية التي عادة ما تستخدم في معظم الاعمال، وللاضطلاع عليها قم بالضغط على مفتاح استعلام في مفاتيح التحكم.

قد تظهر احيانا شاشة الاستعلام فارغة بسبب انقطاع الاتصال بالسيرفر بسبب بطىء الانترنت او تقطعها، اضغط على اشارة التحديث لاظهار محتوياتها.

لتعديل مسمى احد المصاريف الافتراضية قم باختيار المصروف الذي ترغب بتعديل اسمه من شاشة الاسعالام ليظهر لك كما يلي

قم بتعديل اسم المصروف للاسم الذي ترغب، و قم بتحديد حساب المصروف الاب الذي ترغب او تركه كما هو ومن ثم قم بالضغط على مفتاح تعديل.

 

تعريف مصروف جديد

لاضافة مصاريف جديدة قم بفتح بطاقة مصروف جديدة بالضغط على مفتاح جديد ومن ثم ادخل اسم المصروف الذي ترغب في حقل الاسم، ومن ثم قم بالضغط على مفتاح اختيار لاختيار حساب مصروف الاب التابع له هذا المصروف، ومن ثم قم بالضغط على حفظ.

في حال عدم وجود حساب مصروف أب مناسب للمصروف الذي ترغب باضافته قم بالضغط على اشارة ال + الموجدة بجانب حقل حساب المصروف الاب

بمجرد الضغط على اشارة ال + تظهر لك الشاشة التالية، قم بادخال اسم حساب المصروف الاب الذي ترغب وقم بتتبيعه لحساب مصاريف ادارية عمومية.

قم بحفظ حساب مصروف الاب بعد الانتهاء من تعريفه ليظهر في بطاقة تعريف المصروف كما في المثال

 

 

تعريف المصاريف المدفوعة مقدما والتاسيسية

بمجرد فتح حساب جديد على حساباتي يتم انشاء حساب مصروفات مدفوعة مقدما في قائمة الدخل واصل مدفوع مقدما في الميزانية، حيث تستطيع ربط أي حساب مصروف اب بالمصروف المدفوع مقدما من خلال الضغط على اشارة ال + الموجودة بجانب حقل حساب الاب ومن ثم اختيار حساب الاب المناسب للمصروف وربطه بحسال المصاريف المدفوعة مقدما.

بمجرد تعريف حساب الاب وربطه بالمصروف المدفوع مقدما وحفظ شاشة تعريف حسابات المصروف الاب لتظهر شاشة بطاقة المصروف قم باختيار حساب الاب الذي قمت بتعريفه ليظهر لك حقل مدة الاحتساب بالاشهر، حيث تستطيع تحديد المدة التي ترغب بان يقوم البرنامج باهلاك المصروف خلاها من تاريخ اثبات المصروف سواءا في سند الصرف او من خلال فاتورة المشتريات.

وكل ما سبق ينطبق على المصاريف التاسيسية من حيث طريقة التعريف والاحتساب.

 

التاثير على المصاريف، اثبات مصروف

يتم التاثير على المصاريف التي يتم تعريفها في سند تعريف المصاريف من خلال

اولا: سند الصرف الموجود داخل قائمة السندات المحاسبية، حيث يمكنك اختيار المصروف الذي ترغب هنالك وتحديد المبلغ الذي انفقته عليه ليؤثر على قائمة الدخل تحت بند المصاريف وبالتالي على صافي ربحك بشكل مباشر، او حسب نوع المصروف. (راجع المساعدة الخاصة بسند الصرف).

ثانيا: توثيق المصاريف من خلال فاتورة المشتريات من نوع او من تصيف ضريبي خدمات (راجع المساعدة الخاصة بفواتير المشتريات).

بمجرد اختيار التصنيف الضريبي خدمات تظهر المصاريف عن البحث في جدول الاصناف بدلا من الاصناف لتصبح فاتورة مشتريات مصاريف.

ثالثا: من خلال سند القيد المحاسبي. (راجع المساعدة الخاصة بسند القيد المحاسبي)