استيراد الحسابات

يشمل حساباتي على نظام استيراد الحسابات من اكسل والذي يمكنك من نقل او استيراد حساباتك من ملف الكسل الى برنامج حساباتي، حيث يستخدم هذا النظام لتسهيل عملية نقل بياناتك من برنامج قديم الى برنامج حساباتي في قررت اعتماد حساباتي ليكون النظام المحاسبي الخاص بك.

فجميع البرامج بما فيها حساباتي تحتوي على خاصية تصدير السابات الى ملف اكسل بهدف معالجتها لاغراض محاسبية او بهدف نقل البيانات لبرنامج اخر للتجريب بكل سهولة دون اعادة ادخال الحسابات مرة اخرى، مع الانتباه الى ان عملية نقل أي بيانات من برنامج الى اخر لا تتم الى على الحسابات وارصدتها فقط، ولا يمكن نقل الحركات، علما بان حسابات يوفر لك خاصية الملاحظات التي يمكن ان تقوم بنسخ كشوف حسابات الزبائن او كشروف حركات أي حساب داخلها كمرجع مهما كان حجمها.

يحتوي نظام استيراد الحسابات على امكانية استيراد خمسة انواع حسابات رئيسية كما تظهر في الرسم اعلى عادة ما تكون هي اهم ما يلزم أي شخص او شركة لنقل بياناتها من برنامج الى اخر، ولاستيراد بيانات أي حساب من اكسل تم تحديد البيانات الخاصة بكل حساب والتي يمكن سحبها للبرنامج من خلال ملف اكسل مرتبة من اليمين الى اليسار كما يجب ان تكون في ملف الاكسل، بحيث يتم ترتيب اعمدة ملف الاكسل كما هو محدد.

مثال: لو اردت استيراد بيانات الشيكات الواردة التي قمت بقبضها قبل العمل على حساباتي واردت نقلها الى حساباتي كل ما عليك هو تحضير ملف اكسل يحتوي على معلومات الشيكات مرتبة كما هو موضح اسفل جزئية استيراد شيكات واردة.

ويكون ملف الاكسل مرتب كما في الصورة اسفل

ومن ثم قم بتحديد ملف الاكسل الذي يحتوي على الشيكات بالضغط على (Browse) الموجودة اسفل جملة (استيراد شيكات واردة من ملف اكسل)، ومن ثم قم بالضغط على موافق لاستيراد الشيكات.

ملاحظات هامة يجب الانتباه لها في استيراد ملفات الاكسل

1-      ملاحظات خاصة باستيراد الشيكات

a.      ان يتم ادخال الرقم التسلسلي لرقم فرع البنك كما هو في بطاقة الفروع وليس رقم الفرع كما هو معرف.

b.     ان يتم ادخال الرقم التسلسلي لرقم البنك كما هو في بطاقة البنوك وليس رقم البنك كما هو معرف.

c.       ان يتم ادخال ترتيب تعريف العملة كما هو في في شاشة العملات وليس اسم او اشارة العملة.

d.      ان يكون تنسيق التواريخ بنفس التنسيق لجميع الشيكات ولا يكون اكثر من تنسيق.

 

2-      ملاحظات خاصة بالتواريخ

التواريخ في الإكسل تفهم بأشكال مختلفة وهي كما يلي :

التواريخ التي تفصل بإشارة / تفهم على أنها شهر يوم سنة

والتواريخ التي تفصل بإشارة – تفهم يوم شهر سنة

o        الانتباه الى ان لا يحمل أي شيك تاريخ خاطىء وخاصة شهر 2 فعادة ما يتم كتابة شيكات بتاريخ 31-2-2016  مثلا ، وهذا تاريخ خاطىء.

 

3-      ملاحظات خاصة بالعملاء

ان يكون اسم العميل كما هو في بطاقته تماما لان أي تغيير بطريقة ادخال اسم العميل سوف يعتبر غير صحيح ويتم استيراد الشيك وربطه بالعميل رقم 1 بشكل افتراضي.

 

4-      معلومات خاصة بالاصناف

استيراد معلومات الأصناف الفرعية: الصنف الرئيسي يكون كما هو في معلومات الأصناف الرئيسية (الاسم).