استيراد الحسابات

 

يشمل برنامج حساباتي على نظام استيراد الحسابات من اكسل والذي يمكنك من نقل او استيراد حساباتك من ملف الكسل الى برنامج حساباتي بكل سهولة وسرعة، حيث يستخدم هذا النظام لتسهيل عملية نقل بياناتك من برنامج قديم الى برنامج حساباتي في قررت اعتماد حساباتي ليكون النظام المحاسبي الخاص بك

فجميع البرامج بما فيها حساباتي تحتوي على خاصية تصدير الحسابات الى ملف اكسل بهدف معالجتها لاغراض محاسبية او بهدف نقل البيانات لبرنامج اخر للتجريب بكل سهولة دون اعادة ادخال الحسابات بشكل يدوي مرة اخرى، مع الانتباه الى ان عملية نقل أي بيانات من برنامج الى اخر لا تتم الى على الحسابات كأرصدة افتتاحية فقط، ولا يمكن نقل الحركات، علما بان حسابات يوفر لك خاصية المرفقات التي يمكنك من خلالها تصدير كشوفات الحسابات الى اكسل بشكل تفصلي وإرفاقها  ككشوف بما فيهم  العملاء(زبائن/موردين) كمرجع لرصيد الافتتاحي الذي تم نقله يمكنك العودة له في أي وقت ترغب.

1.PNG

 

يحتوي نظام استيراد الحسابات على امكانية استيراد سبع انواع من حسابات رئيسية كما تظهر في الرسم اعلى عادة ما تكون هذه الحسابات هي اهم واكثر الحسابات تفصيلا والتي يصعب نقلها بشكل يدوي من برنامج الى اخر، ولاستيراد بيانات أي حساب  يجب ان تكون ملف الاكسل مرتب بالتنسيق الخاص في كل حساب كما يظهر ادنا كل نوع من الحسابات المراد استيردها ، بحيث يتم ترتيب اعمدة ملف الاكسل كما هو محدد .

مثال : لو أردت  استيراد معلومات العملاء من اكسل كل ما هو عليك ان تضغط على كلمة مثال الموجودة بجانب تنسيق استيراد معلومات  العملاء من اكسل ليقوم البرنامج بتنزيل ملف اكسل منسق ومعد بشكل جاهز يحتوي على معلومات خاصه بالعملاء كما هو موضح ادناه

2.PNG

كما يظهر في الصورة أعلاه يتم تعبئة الملف بمعلومات العملاء ومن ثم يتم القيام بتحديد الملف واستيراده ليقوم البرنامج بأضافة وتعريف العملاء وفتح لهم حسابات(بطاقات) بشكل الي كما يظهر في الصورة أدناه .

3.PNG

مثال:  لو أردت استيراد بيانات أو معلومات الشيكات الواردة التي قمت بقبضها  قبل بدأ العمل على برنامج حساباتي (الشيكات الواردة التي لم يأتي تاريخ استحقاقها بعد والتي في حوزتك سواء في صندوق الشيكات او في رسم التحصيل او مرتجعة من البنك  والمرتجعة التي في حوزتك) ،  كل ما عليك هو تحضير  ملف اكسل  يحتوي  على معلومات الشيكات  مرتبة  كما هو  موضح اسفل  جزئية استيراد  الشيكات الواردة .

4.PNG

* تاريخ الادخال : ويقصد به تاريخ استيراد الشيكات للبرنامج مع الملاحظة يجب ان يكون التاريخ منسق كتالي( شهر/يوم/سنة)

* تاريخ الاستحقاق : ويقصد به تاريخ استحقاق الشيك مع الملاحظة يجب ان يكون التاريخ منسق كتالي (شهر/يوم/ سنة)

* رقم الشيك : ويقصد به رقم الشيك كما هو موضع على الشيك

* العملة ويقصد بها عملة الشيك علما بانه يجب ادخالها كرقم بناء على ترتيب تعريف العملات في البرنامج كما هو موضح في الصورة ادناه

 

5.PNG

في حال كان الشيك بعملة الشيكل يتم وضع الرقم 1 وفي حال كان الشيك بعملة الدينار يتم وضع 2 وفي حال كان الشيك في عملة اليورو يتم وضع 3 وهكذا .

* المبلغ : ويقصد به مبلغ الشيك .

* سعر الصرف : ويقصد به سعر صرف الشيك مقابل العملة الرئيسية(في حال كان بعملة غير الرئيسية ) وفي حال كان بالعملة الرئيسية لبرنامجك فيتم  وضع الرقم 1 .

* رقم الفرع : يتم وضع رقم فرع البنك الخاص بالشيكات كما هو معرف في البرنامج كما يظهر في الصورة أدناه

6.PNG

كما يظهر في الصورة أعلاه يتم الدخول الى التعريفات ثم الى الفروع في البنوك والاستعلام عن اسماء البنوك وفروعها المعرفة في البرنامج مسبقا ويتم ادخال رقم الفرع الخاص بهذا الشيك في الملف الخاص بأستيراد معلومات الشيكات .

مع الملاحظة : في حال كان الفرع غير معرف فيجب تعريف مسبقا وفي حال كان البنك والفرع غير معرف يجب القيام بتعريف البنك أولا ومن ثم تعريف فرع لهذا البنك لكي تتمكن من استيراد الشيكات .

* اسم العميل : ويتم من خلاله كتابة اسم صاحب هذا الشيك كما هو معرف في برنامج المحاسبة تمام علما بانه يجب ان يتم تعريف العملاء في برنامج المحاسبه مسبقا.

 

ملاحظة هامة :

في حال رغبت بأستيراد معلومات الشيكات الصارة فيتم اعتماد نفس التنسيق الخاص بأستيراد الشيكات الواردة بأختلاف رقم الفرع بحيث يجب ان يتم وضع رقم الحساب الشخصي البنكي الذي تم تعريفه على البرنامج في رقم الفرع بدلا من رقم الفرع نظرا لان هذه الشيكات تعد شيكات صادرة من الحساب البنكي الخاص بالشركة كما هو موضح ادناه

7.PNG

كما يظهر في صورة تعريف الحسابات الشخصية للبنوك يتم أخذ الرقم التسلسلي لتعرف الحساب البنكي الشخصي ووضعه في ملف استيراد الشيكات الصادرة .

مثال: لو أردت استيراد معلومات الاصناف من أكسل ،  كل ما عليك هو تحضير  ملف اكسل 

يحتوي  على معلومات الاصناف مرتبة  كما هو  موضح اسفل  جزئية استيراد  معلومات الاصناف من اكسل .

9.PNG

10.PNG

كما يظهر في الصورة أعلاه تم تعبئة معلومات الاصناف المراد استيرادها الى البرنامج  ومن اهم هذه المعلومات  هي

·        الاسم : ويقصد به اسم الصنف .

·        سعر التكلفة الابتدائي : ويقصد به تكلفة الصنف عليك .

·        أقل كمية للتذكير : ويقصد بها بالحد الادنى للصنف علما بانه في حال تم تجاوزه يوم البرنامج بذكير او تنبيهك بذلك .

·        التصنيف الرئيسي : ويقصد به اسم التصنيف الخاص بهذا الصنف والمراد اتباعه له علما بان التصنيف يساعدك في طلب التقارير .

·        الشركة المنتجة : ويقصد به الشركة المنتجه الخاصه بها الصنف علما بان هذا التصنيف ايضا يساعدك في طلب التقارير .

·        العلامة التجارية : ويقصد بها العلامة التجارية الخاصه بهذا الصنف علما بأن هذه المعلومات  تساعدك  في طلب التقارير ايضا .

·        رقم الباركود : ويقصد به باركود الصنف في حال وجد .

·        السعر : ويقصد به سعر بيع هذا الصنف .

·        NAME : ويقصد به اسم الصنف في اللغة الانجليزية في حال رغبت بذلك .

·        كمية المخزون الابتدائية : ويقصد به كمية الصنف المتوفرة لديك لحظة تعرف هذا الصنف على البرنامج علما بانه في حال كان لديك اكثر من مستودع يمكنك ادراج اعمدة جديدة خلف عامود كمية المخزون الابتدائية فورا وادخال الرصيد المتوفر من هذا الصنف لكل مستودع على حدى .

·        اسم الوحدة الرئيسية : يستخدم هذا الخيار فقط في حال وجد اصناف عليها وحدات(تجزئية) مثال صنف المياه يتكون من وحدتين هي الربطة والحبة  بحيث يتم شراء هذا الصنف بوحدة الربطه وفي عملية البيع من الممكن ان يتم بيع حبة او ربطه وعليه يتم تعريف هذا الصنف بطريقة مختلفة عن الاصناف التي لا يوجد بها تجزئة أي التي يتم شرائها وبيعها كما هي ، وفي هذه الحالة يتم كتابة اسم اصغر وحدة مباعة من هذا الصنف كما يظهر في الصورة أعلاه وهي الحبة .

·        عدد الوحدات : يتم من خلالها وضع عدد الوحدات سواء للوحدة الرئيسية او للوحدات الاخرى بحيث يكون عدد الوحدات للوحدة الرئيسية دائما هو 1 اما الوحده الفرعية الاخرى فيتم وضع عدد الوحدات أي عدد الحبات حسب المثال الذي تم ذكرها فاذا كانت الربطة لصنف المياه تحتوي على 8 حبوات او 8 حبات ففي حينها يتم وضع عدد الوحدات لوحدة الربطة هو 8 كما يظهر أعلاه .

·        سعر البيع : ويتم من خلالها وضع سعر البيع للوحدات الخاصه بهذا الصنف سواء الحبة او الربطة  كما في المثال أعلاه .

·        باركود الوحدات : يتم من خلالها ادخال باركود الوحدات الخاصه بهذا الصنف  في حال وجد .

ملاحظة :  البرنامج يحتوي على  3 وحدات رئيسية معرفة سابقا ومرتبة في الملف الخاص باستيراد الاصناف بشكل تسلسلي بناءا على تعريفها في البرنامج  وفي حال أردنا تعريف اصناف تحتوي على وحدات اخرى غير المعرفة يجب في البداية تعريف هذه الوحدات في البرنامج وايضا اضافتها في ملف الاكسل بنفس الترتيب الذي تم تعريفه في البرنامج لكي تتمكن من استيراد معلومات الاصناف بشكل صحيح وسليم .