بطاقة العملاء

تعتبر بطاقة العملاء من الاجزاء الاساسية في عمل البرنامج، فمن خلالها يتم تعريف جميع العملاء سواءا كانوا زبائن او موردين (ذمم مدينة او دائنة) والذين يستخدموا في جميع العمليات التجارية والمحاسبية والادارية من بيع وشراء وما الى ذلك.

تحتوي بطاقة العملاء على ستة اجزاء كما يلي:

1-    مفاتيح التحكم

وهي عبارة عن مفاتيح ذات اغراض مهمة ومتعددة لعمل بطاقة العملاء وهي كما يلي :

o        حفظ: صمم البرنامج لتقوم عملية الحفظ بحفظ بطاقة العملاء مباشرة والتاثير المباشر على جميع الحسابات وصولا الى التقارير، ويمكن الرجوع لاي بطاقة تم حفظها والتعديل عليها في أي وقت.

o        الاول:  وهو مفتاح يوصلك لاول بطاقة عميل قمت بانشائها مباشرة.

o        السابق:  وهو مفتاح ينقلك لبطاقة العميل السابقة مباشرة.

o        استعلام: بالضغط على مفتاح استعلام تظهر لك شاشة الاستعلام عن جميع العملاء الذين تم حفظهم سابقا، حيث تحتوي شاشة الاستعلام على وسائل بحث عن أي معلومة خاصة باي عميل.

o        التالي:  بالضغط على التالي فانك تنتقل لبطاقة العميل التالية مباشرة.

o        الاخير:  بالضغط على مفتاح الاخير فانك تنتقل لبطاقة العميل الاخير مباشرة.

o        حذف: يعمل هذا المفتاح على حذف بطاقة العميل في حال لم يكن على العميل أي حركات.

o        جديد: يمكن فتح بطاقة جديدة من خلال هذا المفتاح لادخال عميل جديد.

 

2-    معلومات العميل الاساسية

تحتوي معلومات العميل الاساسية على ما يلي:

o        رقم العميل: يرتبط كل عميل برقم تسلسلي لا يمكن حذفه او تعديله بهدف ضبط الجودة.

o        الاسم: يتم ادخال اسم العميل في هذا الحقل، مع الانتباه الى انه اذا كان العميل عبارة عن شركة او مؤسسة او اسم تجاري يتم ادخاله في هذا الحقل، ويمكن ادخال تفاصيل الشخص المسؤول في احد اجزاء بطاقة العملاء التي سوف يتم شرحها لاحقا، ويستخدم هذا الاسم للبحث عن العملاء في جميع السندات والفواتير من خلاله.

o        تصنيف العميل: من خلال هذا الخيار يتم تحديد نوع العميل هل هو مورد ام زبون.

o        مشتغل مرخص: في هذا الحقل يتم ادخال الرقم الضريبي للعميل.

o        اخر تعديل: يظهر في هذا الحقل تاريخ ووقت اخر تعديل على بطاقة العميل كنوع من انواع ضبط الجودة.

 

3-    معلومات العميل

تحتوي معلومات العميل على بيانات عامة ومهمة لاي عميل وهي كما يلي:

o        العنوان: يمكن ادخال عنوان العميل التفصيلي في هذا الحقل.

o        فاكس: يمكن ادخال رقم فاكس العميل في هذا الحقل.

o        هاتف & العنوان: يتوفر في بطاقة العملاء امكاني لادخال ثلاثة هواتف لكل عميل مع امكانية تحديد رقم هاتف العميل في حقل ومكان وجود الهاتف، فاحيانا يكون للشركة اكثر من هاتف او فرع فيمكن من خلال حقل العنوان تحديد مكان وجود الهاتف.

o        موبايل & الاسم: يتوفر في بطاقة العملاء امكاني لادخال ثلاثة ارقام موبايل لكل عميل مع امكانية استخدام هذا الحقل لتحديد رقم موبايل الشخص الذي تتعامل معه واسمه في حقل الاسم.

o        المدينة:  يمكن تحديد مدينة لكل عميل من قائمة المدن التي تم تعريفها سابقا من قبلك في شاشة المدن الموجودة في التعاريف.

o        القرية:  يمكن تحديد قرية لكل عميل في حال كان مقر العميل داخل احدى القرى وذلك من قائمة القرية التي تم تعريفها سابقا من قبلك في شاشة القرى الموجودة في التعاريف.

o        فئة سعر البيع:  يمكن تحديد فئةسعر بيع للاصناف خاصة بكل عميل بحيث يظهر سعر البيع للفئة المحددة للعميل بمجرد اختيار اسمه داخل الفاتورة، علما بان فئات سعر البيع يتم تعريفها في قائمة التعريفات في البرنامج وتحديد اكثر من سعر بيع لكل صنف حسب الفئة.

o        مستويات العملاء:  هي احد التصنيفات التي يمكن ربط العميل بها والتي تم شرحها في شاشة مستويات العملاء داخل قائمة التعريفات والتي تهدف لتنظيم وتصنيف العملاء ضمن تصنيفات تتعلق بطبيعة عملك.

o        ملاحظات: يمكن ادخال أي كم من الملاحظات تتعلق بكل عميل داخل حقل العميل وتظهر في شاشة استعلام العملاء.

 

4-    معلومات مالية

تحتوي جزئية المعلومات المالية على حقول مهمة وقد تحتاجها في تحديد البيانات المالية التي تتعلق بالعميل وهي كما يلي:

o        نسبة الخصم:  يستخدم هذا الحقل لتحديد نسبة خصم ثابتة على أي عملية بيع تتم لهذا العميل، مع الانتباه الى ادخال نسبة الخصم كرقم دون اشارة % لانه يحول بشكل الي الى نسبة، علما بانه يمكن تحديد طبيعة هذا الخصم في خصائص البرنامج، هل ترغب بان يكون على الصنف ام على مجموع الفاتورة.

o        الحالة:  في حال توقف العمل مع هذا العميل يمكن تحويل حالته الى غير فعال  بحيث يمنع البرنامج اجراء أي عمليات مالية على هذا العميل.

o        رصيد حالي:  يظهر في هذا الحقل رصيد العميل حتى الان مقيّماً بالعملة الرئيسية، ولا يمكن التعديل على هذا الحقل.

o        المندوب:  طريقة مهمة لربط الموظف المسؤول عن التعامل مع احد زبائنك او او الموردين من خلال هذا الخيار، فبمجرد تحديد الموظف المسؤول عن هذا العميل يظهر اسمه بشكل آلي داخل الفواتير بمجرد اختيار اسم العميل في حقل المندوب.

o        المخزن:  في حال كانت طبيعة عملك توزيع البضائع من خلال السيارات، يمكن استخدام هذا الحقل لربط العميل بالسيارة المسؤولة عن بيعه، علماً بان سيارات التوزيع التابعة للشركة تعرّف كمخزن او مستودع كما تم ذكره سابقا في شرح المستودعات داخل ثوابت المخزون، كما ويجب الانتباه الى انه بمجرد ربط أي عميل بمخزن او سيارة يتم اخراج جميع البضائع التي يتم بيعها لهذا العميل من خلال فاتورة المبيعات بشكل آلي حيث يتم تحديد المخزن او السيارة التابعة للعميل بمجرد اختيار اسمه في الفاتورة.

o        الرصيد الابتدائي: يظهر حقل لكل عملة تم تعريفها في البرنامج تحت عنوان رصيد ابتدائي ، حيث يتم تحديد رصيد المبلغ الذي لك او عليك للعميل في الحقل الخاص بعملة الرصيد الذي بينك وبين العميل مع الانتباه الى النقاط التالية:

1-      صمم البرنامج ليكون المبلغ المدين بالموجب والمبلغ الدائن بالسالب، أي اذا كان لك على عميل رصيد مبلغ قبل البدا بالعمل على البرنامج قم بادخال المبلغ كرقم دون أي اشارات، واما اذا كان العميل له عليك نقود او حساب قديم مدور قم بادخال المبلغ مسبوقا باشارة السالب (-).

2-      في حال كان هنالك رصيد بعملات اخرى غير العملة الرئيسية قم بدخاله في حقل العملة الخاصة به علما بان سعر صرف الرصيد الابتدائي مقابل العملة الرئيسية يؤخذ من اسعار الصرف للعملات الابتدائية الموجود داخل شاشة العملات والذي تم شرحه في المساعدة الخاصة بشاشة العملات.

يظهر حقل مجموع الرصيد الابتدائي والموجود الى يمين جدول الرصيد الابتدائي كما في الرسم مجموع الرصيد الابتدائي لجميع العملات مقيما بالعملة الرئيسية

o        الاستدانة: تشمل الاستدانة على عدة حقول وهي

1-      مسموح ادانته لمبلغ:  يمكن تحديد سقف للمبلغ المسموح ادانته لهذا العميل بحيث يمكن ان يقوم البرنامج بتنبيهك اثناء عملية بيع العميل في حال تجاوز السقف المحدد له او منعك بحسب الصلاحيات والخيارات التي يتم تحديدها في خصائص البرنامج وصلاحيات المستخدم.

2-      مسموح الاستدانه منه لمبلغ:  يمكن تحديد سقف للمبلغ المسموح استدانته من هذا العميل بحيث يمكن ان يقوم البرنامج بتنبيهك اثناء عملية الشراء من العميل في حال تجاوز السقف المحدد له او منعك بحسب الصلاحيات والخيارات التي يتم تحديدها في خصائص البرنامج وصلاحيات المستخدم.

3-      غير مسموح ادانته في حال رغبتك بمنع بيع هذا العميل ذمم او بالدين قم بتحديد هذا الخيار بحيث يمكن ان يقوم البرنامج بتنبيهك اثناء عملية بيع العميل بمجرد اختيار اسمه داخل أي فاتورة او منعك بحسب الصلاحيات والخيارات التي يتم تحديدها في خصائص البرنامج وصلاحيات المستخدم.

4-      سقف الشيكات:  يمك تحديد قيمة لمجموع الشيكات الصادرة لهذا العميل في حال عدم رغبتك بتجاوزك هذا المبلغ وبغض النظر عن تواريخ الشيكات .

 

5-     اضافي

تحتوي جزئية اضافي على العديد من الحقول التي يمكن من خلالها تحديد معلومات اضافية عن العميل قد تلزم في العمل مع معه، وتحتوي ايضا هذه الجزئية على حقول تحتاجها في انظمة غير متوفرة في هذا الاصدار ويمكنك اضافتها لاحقا او شرائها وهي كما يلي :

o         تعتبر هذه المعلومات خاصة بنظام الحملات المستخدم في نظام ال POS والذي يمكن من خلاله عمل حملات خصومات او نقاط من خلال منح الزبائن بطاقات خاصة يتم استخدامها من قبل الزبون اثناء عملية شرائه من متجرك للحصول على خصم معين باستخدامه لهذه البطاقة، ويتم تحديد نوع البطاقة ورقمها وتاريخ صلاحيتها لكل عميل في هذه الحقول.

o         يستخدم هذا الحقل في حال كانت طبيعة عملك هي توزيع البضائع على العملاء بزيارتهم ضمن جدول ايام عمل محدد وخاص بطبيعة عملك، حيث يمكن تحديد يوم او اكثر من ايام الاسبوع تدل على ان هذه الايام تتم زيارة هذا العميل خلالها، وتظهر هذه الايام في نسخة الموبايل Android المجانية المتوفرة مع البرنامج.

 

6-    معلومات المسؤول

تحتوي هذه الجزئية على معلومات اضافية تستخدم لتحديد بيانات الشخص المسؤول عن الشركة او المحل والذي تم تعريف اسم شركته او محله في اسم العميل بدلا من اسمه.

في حال واجهتك أي مشكلة لا تتردد بالاتصال بقسم الدعم الفني عبر نظام الدردشة الفورية Chat الموجود اسفل شاشة البرنامج.