بطاقة العملاء

من خلال بطاقة العملاء يتم تعريف جميع العملاء سواءا كانوا زبائن او موردين (ذمم مدينة او دائنة) والذين يستخدموا في جميع العمليات التجارية والمحاسبية والادارية من بيع وشراء وما الى ذلك.

تحتوي بطاقة العملاء على ستة اجزاء كما يلي:

أولا: مفاتيح التحكم

للتعرف على مفاتيح التحكم شاهد الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#ckeys.html

 

ثانيا: معلومات العميل الاساسية

تحتوي معلومات العميل الاساسية على ما يلي:

1.  رقم العميل: يرتبط كل عميل برقم تسلسلي لا يمكن حذفه او تعديله بهدف ضبط الجودة.

2.  الاسم: يتم ادخال اسم العميل في هذا الحقل.

3.  تصنيف العميل: من خلال هذا الخيار يتم تحديد نوع العميل هل هو مورد ام زبون.

4.  مشتغل مرخص: يمكن تعديل هذا المسمى حسب الدولة من القاموس (رقم الملف الضريبي) ففي هذا الحقل يتم ادخال الرقم الضريبي للعميل.

5.  اخر تعديل: يظهر في هذا الحقل تاريخ ووقت اخر تعديل على بطاقة العميل كنوع من انواع ضبط الجودة.

6.  حساب الاب: يمكن ربط بطاقة العميل بحساب الاب الذي ترغب في شجرة الحسابات وعادة ما يتم ربطه اما بالذمم المدينة او الدائنة او تركه فارغ كما هو.

7.  اسم الحساب: في حال كان هذا العميل تابع لعميل اخر يمكن ربطه به من خلال هذا الخيار

 

ثالثا: معلومات العميل

تحتوي معلومات العميل على بيانات عامة ومهمة لاي عميل وهي كما يلي:

1.       العنوان: يمكن ادخال عنوان العميل التفصيلي في هذا الحقل.

2.       فاكس: يمكن ادخال رقم فاكس العميل في هذا الحقل.

3.       هاتف & العنوان: يتوفر في بطاقة العملاء امكانية لإدخال ثلاثة هواتف لكل عميل مع امكانية تحديد رقم هاتف العميل في حقل ومكان وجود الهاتف، فأحيانا يكون للشركة أكثر من هاتف او فرع فيمكن من خلال حقل العنوان تحديد مكان وجود الهاتف.

4.       موبايل & الاسم: يتوفر في بطاقة العملاء امكانية لإدخال ثلاثة ارقام موبايل لكل عميل مع امكانية استخدام هذا الحقل لتحديد رقم موبايل الشخص الذي تتعامل معه واسمه في حقل الاسم.

5.       المدينة: يمكن تحديد مدينة لكل عميل من قائمة المدن التي تم تعريفها سابقا او يمكن تعريف المدن بالضغط على إشارة الزائد الموجودة بجانب كلمة المدينة.

6.       القرية: يمكن تحديد قرية لكل عميل في حال كان مقر العميل داخل احدى القرى وذلك من قائمة القرية التي تم تعريفها سابقا او يمكن تعريف القرى بالضغط على إشارة الزائد الموجودة بجانب كلمة المدينة.

7.       فئة سعر البيع: يمكن تحديد فئة سعر بيع للأصناف خاصة بكل عميل بحيث يظهر سعر البيع للفئة المحددة للعميل بمجرد اختيار اسمه داخل الفاتورة، علما بان فئات سعر البيع يتم تعريفها في قائمة التعريفات في البرنامج وتحديد أكثر من سعر بيع لكل صنف حسب الفئة.

يمكنك مشاهدة الرابط التالي للتعرف على فئات سعر البيع بشكل أفضل

http://hesabate.com/hesabatehelp/#saleu.html

8.       خيارات أخرى: يمكن تحديد فئات سعر بيع بخيارات أخرى من خلال هذا الخيار

حيث يمكن منح العميل فئة سعر بيع حسب الصنف الرئيسي او الشركة المنتجة او العلامة التجارية

9.       مستويات العملاء: هي أحد التصنيفات التي يمكن ربط العميل بها والتي تم شرحها في شاشة مستويات العملاء داخل قائمة التعريفات والتي تهدف لتنظيم وتصنيف العملاء ضمن تصنيفات تتعلق بطبيعة عملك ويمكنك أيضا تعريف مستويات من خلال الضغط على إشارة الزائد.

10.    ملاحظات: يمكن ادخال أي كم من الملاحظات تتعلق بكل عميل داخل حقل العميل وتظهر في شاشة استعلام العملاء.

 

رابعا: معلومات مالية

تحتوي جزئية المعلومات المالية على حقول مهمة وقد تحتاجها في تحديد البيانات المالية التي تتعلق بالعميل وهي كما يلي:

1.       نسبة الخصم: يستخدم هذا الحقل لتحديد نسبة خصم ثابتة على أي عملية بيع تتم لهذا العميل، مع الانتباه الى ادخال نسبة الخصم كرقم دون اشارة % لان الرقم يتحول بشكل الي الى نسبة، علما بانه يمكن تحديد طبيعة هذا الخصم في خصائص البرنامج (هل ترغب بان يكون على الصنف ام على مجموع الفاتورة).

2.       الحالة: في حال توقف العمل مع هذا العميل يمكن تحويل حالته الى (غير فعال) بحيث يمنع البرنامج اجراء أي عمليات مالية على هذا العميل.

3.       رصيد حالي: يظهر في هذا الحقل رصيد العميل حتى الان مقيّماً بالعملة الرئيسية، ولا يمكن التعديل على هذا الحقل.

4.       المندوب: طريقة مهمة لربط الموظف المسؤول عن التعامل مع أحد زبائنك من خلال هذا الخيار، فبمجرد تحديد الموظف المسؤول عن هذا العميل سوف يظهر اسمه بشكل آلي داخل الفواتير بمجرد اختيار اسم العميل في حقل المندوب.

5.       المخزن: في حال كانت طبيعة عملك توزيع البضائع من خلال السيارات، يمكن استخدام هذا الحقل لربط العميل بالسيارة المسؤولة عن بيعه، علماً بان سيارات التوزيع التابعة للشركة تعرّف كمخزن او مستودع كما تم ذكره سابقا في شرح المستودعات داخل ثوابت المخزون، كما ويجب الانتباه الى انه بمجرد ربط أي عميل بمخزن او سيارة يتم اخراج جميع البضائع التي يتم بيعها لهذا العميل من خلال فاتورة المبيعات بشكل آلي حيث يتم تحديد المخزن او السيارة التابعة للعميل بمجرد اختيار اسمه في الفاتورة.

6.       مركز التكلفة: يمكن ربط أي عميل بمركز تكلفة، وللتعرف على مراكز التكلفة شاهد الرابط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#costcenter.html

7.       رصيد ابتدائي: يظهر هذا الحقل رصيد العميل الابتدائي مقيما بالعملة الرئيسية للبرنامج والذي تم إدخاله في حقل العملات التابع للرصيد الابتدائي والظاهر في الصورة أسفل.

8.       جدول الأرصدة الابتدائية حسب العملة: حيث تظهر جميع العملات المعرفة في البرنامج في جدول كما في الصورة اعلى لتقوم بإدخال رصيد العميل الابتدائي حسب العملة مع ضرورة الانتباه الى ان البرنامج صمم ليكون المبلغ المدين بالموجب والمبلغ الدائن بالسالب.

مثال: إذا كان لك على عميل مبلغ قبل البدا بالعمل على البرنامج قم بادخال المبلغ كرقم دون أي اشارات، واما إذا كان العميل له عليك نقود او حساب قديم مدور قم بادخال المبلغ مسبوقا باشارة السالب (-).

9.       الحد الأقصى يومي POS: خيار خاص بنظام المدارس

10.    رصيد ابتدائي – النقاط POS: في حال كنت تعمل على حملة نقاط لزبائنك يمكنك نقل ارصدة النقاط الخاصة بكل زبون في هذا الحقل، وللتعرف على حملة النقاط شاهد الرباط التالي

http://hesabate.com/hesabatehelp/#points.html

11.    الاستدانة: تشمل الاستدانة على عدة حقول وهي

o   مسموح ادانته لمبلغ:  يمكن تحديد سقف للمبلغ المسموح ادانته لهذا العميل بحيث يمكن ان يقوم البرنامج بتنبيهك اثناء عملية بيع العميل في حال تجاوز السقف المحدد له او منعك بحسب الصلاحيات والخيارات التي يتم تحديدها في خصائص البرنامج وصلاحيات المستخدم.

o   مسموح الاستدانه منه لمبلغ:  يمكن تحديد سقف للمبلغ المسموح استدانته من هذا العميل بحيث يمكن ان يقوم البرنامج بتنبيهك اثناء عملية الشراء من العميل في حال تجاوز السقف المحدد له او منعك بحسب الصلاحيات والخيارات التي يتم تحديدها في خصائص البرنامج وصلاحيات المستخدم.

o   غير مسموح ادانته في حال رغبتك بمنع بيع هذا العميل ذمم او بالدين قم بتحديد هذا الخيار بحيث يمكن ان يقوم البرنامج بتنبيهك اثناء عملية بيع العميل بمجرد اختيار اسمه داخل أي فاتورة او منعك بحسب الصلاحيات والخيارات التي يتم تحديدها في خصائص البرنامج وصلاحيات المستخدم.

o   سقف الشيكات:  يمكن تحديد قيمة لمجموع الشيكات الصادرة لهذا العميل في حال عدم رغبتك بتجاوزك هذا المبلغ وبغض النظر عن تواريخ الشيكات.

 

خامسا: اضافي

تحتوي جزئية اضافي على العديد من الحقول التي يمكن من خلالها تحديد معلومات اضافية عن العميل قد تلزم في العمل مع معه، وتحتوي ايضا هذه الجزئية على حقول تحتاجها في انظمة غير متوفرة في هذا الاصدار ويمكنك اضافتها لاحقا او شرائها وهي كما يلي:

1.       أنواع البطاقات: تعتبر هذه المعلومات خاصة بنظام الحملات المستخدم في نظام ال POS والذي يمكن من خلاله عمل حملات خصومات او نقاط من خلال منح الزبائن بطاقات خاصة يتم استخدامها من قبل الزبون اثناء عملية شرائه من متجرك للحصول على خصم معين باستخدامه لهذه البطاقة، ويتم تحديد نوع البطاقة ورقمها وتاريخ صلاحيتها لكل عميل في هذه الحقول.

2.       رقم الهوية-البطاقة

3.       تاريخ الصلاحية: يمكن تحديد تاريخ لا يمكن عمل أي عملية على العميل بعد هذا التاريخ

4.       طبيعة العمل

5.       مكان العمل

6.       المسمى الوظيفي

7.       موقع الكتروني

8.       صندوق بريد

9.       بريد الكتروني: يعتبر هذا الحق مهم في حال الرغبة لإرسال للعميل بريد الكتروني بكشف حسابه او باي سند يتم عليه.

10.    يستخدم هذا الحقل في حال كانت طبيعة عملك هي توزيع البضائع على العملاء بزيارتهم ضمن جدول ايام عمل محدد وخاص بطبيعة عملك، حيث يمكن تحديد يوم او أكثر من ايام الاسبوع تدل على ان هذه الايام تتم زيارة هذا العميل خلالها، وتظهر هذه الايام في تطبيق حساباتي الموبايل Android المتوفرة مع البرنامج.

11.    المعرفين للعميل

12.    الخدمة: يستخدم هذا الحقل لتحديد الخدمات التي قام العميل بالاشتراك بها

 

سادسا: معلومات المسؤول

تحتوي هذه الجزئية على معلومات اضافية تستخدم لتحديد بيانات الشخص المسؤول عن الشركة او المحل والذي تم تعريف اسم شركته او محله في اسم العميل بدلا من اسمه.