خصائص الفواتير
من اهم الادوات التي يحتويها حساباتي نظام خصائص البرنامج، حيث يحتوي على العديد من الخيارات التي تستطيع من خلالها تطويع البرنامج ليناسب طبيعة عملك.
ولفتح خصائص البرنامج قم بالضغط على اشارة المسننات الموجودة في شريط الادوات اعلى شاشة البرنامج.
تحتوي شاشة خصائص البرنامج على ثلاثة شاشات في كل شاشة العديد من الخصائص التي تشترك بعنوان الشاشة التابعة لها.
ومن اجزاء خصائص البرنامج جزئية خصائص الفواتير، وتحتوي على ما يلي:
وتحتوي خصائص الفواتير على العديد من الخيارات وهي كما يلي:
1- جدول الاظهار والاخفاء: تم تضليل الخيارات الخاصة بالاظهار والاخفاء باللون الاصفر، ويحتوي جدول الاظهار والاخفاء على العديد من الحقول التي قد تلزم حسب طبيعة عمل الشركة ويمكن اظهارها او اخفائها في شاشة الفواتير والمردودات
علما بان عملية الاظهار والاخفاء تؤثر على جميع الفواتير والمردودات والاطلبيات والارساليات وعرض السعر.
ويحتوي هذا الجدول على الخيارات التالية:
o اظهار الوحدة: يستخدم هذا الخيار في حال كانت طبيعة الاصناف التي تتعامل بها تحتوي على وحدات مثال (علبة، كرتونة، حبة) ويتم تفعيل الوحدات في بطاقة الاصناف ويتم اختيارها داخل الفواتير.
o اظهار الخصم: تم تحديد هذا الخيار افتراضيا وهو حقل الخصم (مبلغ) على صنف داخل الفواتير.
o اظهار المستودع: يظهر عمود جديد في جدول الاصناف يحتوي على جميع المستودعات التي تم تعريفها سابقا بهدف اختيار المستودع الذي ترغب باخراج الصنف منه خلال عملية البيع او الشراء او ما الى ذلك من عمليات.
o اظهار البونص: يظهر عمود جديد في جدول الاصناف يحتوي على حقل يمكن ادخال كمية للصنف تحسب بقيمة صفر كبونص على الكمية المباعة.
o اظهار المندوب: يظهر المندوب في جزئية الحقول الاضافية المخفية في الفواتير ، ويكون هذا الخيار محددا افتراضيا.
o اظهار الضريبة: يعمل هذا الخيار على تفعيل جميع الحقول الخاصة بالضريبة المضافة في الفواتير.
o اظهار السند اليدوي: يكون هذا الخيار افتراضيا حيث يظهر التاريخ اليدوي والرقم اليدوي للفواتير (سمي بالتاريخ والرقم اليدوي لمن يستخدمون السندات والفواتير اليدوية أي الدفاتر بالاضافة للبرنامج، ويعملون على تفريغ الحركات من الدفاتر الى البرنامج، وعليه سمي اليدوي لانه عادة ما يستخدم لتوثيق تاريخ ورقم السند او الفاتورة اليديوة ).
o اظهار دفتر السندات: يكون هذا الخيار افتراضيا حيث يظهر حقل دفتر السندات في جزئية الحقول المخفية، ويستخدم هذا الخيار لتمييز الفواتير او السندات بحرف يرتبط برقم الفاتورة او السند بعد الحفظ ويمكن البحث عنهم من خلال هذا الحرف، كما ويستخدم ايضا لمن لديهم اكثر من فرع ويرغبون بتمييز السندات والفواتير التي تصدر من فرع معين.
o اظهار الخصم بالنسبة: هو حقل الخصم (نسبة) على صنف داخل الفواتير وعادة لا يتم تفعيل هذا الخيار بدون تفعيل خيار الخصم.
o اظهار معلومات فاتورة المقاصة: هذا الخيار غير مستخدم في حساباتي.
o اظهار العرض: يظهر هذا الخيار عمود في جدول الاصناف داخل الفواتير بعنوان العرض، ويستخدم لمن تكون طبيعة عملهم تحتاج ادخال العرض والطول كقياسات للاصناف التي يعملون بها.
o اظهار الطول: يظهر هذا الخيار عمود في جدول الاصناف داخل الفواتير بعنوان الطول، ويستخدم لمن تكون طبيعة عملهم تحتاج ادخال العرض والطول كقياسات للاصناف التي يعملون بها.
o اظهار العدد: يظهر هذا الخيار عمود في جدول الاصناف داخل الفواتير بعنوان العدد، ويستخدم لمن تكون طبيعة عملهم تحتاج ادخال عدد للاصناف التي يعملون بها.
o اظهار السماكة: يظهر هذا الخيار عمود في جدول الاصناف داخل الفواتير بعنوان السماكة، ويستخدم لمن تكون طبيعة عملهم تحتاج ادخال سماكة الصنف كقياسات للاصناف التي يعملون بها.
o اظهار الدبل: يظهر هذا الخيار عمود في جدول الاصناف داخل الفواتير بعنوان الدبل، ويستخدم بعض معادلات الانتاج.
o اظهار خصم بالنسبة: يظهر هذا الخيار عمود في جدول الاصناف داخل الفواتير بعنوان خصم %، ويستخدم في حال كانت طبيعة العمل تحتاج لادخال خصم نسبة على الاصناف في الفواتير.
o اظهار البيان: يتم تفعيل عمود جديد بعنوان البيان ويحتوي على حقول بحيث يكون كل حقل بنفس سطر الصنف ويمكن كتابة أي معلومة بداخله عن كل صنف داخل الفاتورة بحيث يظهر في التقارير وكذلك يمكن البحث عن هذه المعلومة او عن أي جزىء منها من خلال تقرير خا بالبيان.
o اظهار الضريبة*: يظهر هذا الخيار عمود الضريبة المضافة في جدول الاصناف داخل الفواتير حيث يظهر بجانب كل صنف قيمة الضريبة المضافة المحددة له في بطاقته ويمكن ادخال قيمة جديدة او التعديل عليها، ويستخدم هذا الخيار في حال كان هنالك ضريبة مضافة مختلفة على كل صنف او على بعض الاصناف.
2- السماح بتعديل المجموع الحسابي للصنف: يستخدم هذا الخيار في حال الرغية بتفعيل امكانية تعديل قيمة مجموع قيمة ضرب الكمية بالسعر لكل صنف في كل سطر من اسطر جدول الاصناف في الفواتير.
3- احتساب التكلفة: بتحديد هذا الخيار فان فاتورة المشريات سوف تعمل على احتساب تكلفة جميع الاصناف بمجرد عمل حفظ او تعديل لاي فاتورة مشتريات سواءا كانت جديدة او قديمة، مع الانتباه الى ان هذه الخاصية قد تسبب احيانا بطىء في عملية حفظ فواتير المشتريات.
4- التنبيه عند البيع باقل أو بسعر التكلفة: يعمل هذا الخيار على اظهار رسالة تنبيه في حال بيع أي صنف بسعر تكلفته او باقل من سعر التكلفة.
5- تحديد الكمية بعد ادخال الصنف Mobile: هذا الخيار غير مستخدم في حساباتي.
6- تحديد السعر بعد ادخال الصنف Mobile: هذا الخيار غير مستخدم في حساباتي.
7- السماح بالتحويل من ارسالية الى طلبية او عرض سعر: من خلال هذا الخيار يمكن منع او السماح لاي مستخدم من مستخدمي البرنامج بان يقوم بعملية التحويل ما بين عرض السعر والطلبيات والارساليات، شاهد الرابط التالي الذي يشرح موضوع التحويل
http://hesabate.com/hesabatehelp/#convert2.html
8- السماح بالرصيد السالب في المخزون: يسمح او يمنع هذا الخيار بيع كمية غير متوفر لاي صنف.
9- عدد الاصناف في الفواتير: تم تحديد العدد 40 ليكون عدد الاسطر الاجمالي الذي يمكن ان يتم ادخال اصناف به في كل سطر في الفواتير، ويمكن رفع هذا العدد الى أي رقم ترغب في حال كانت طبيعة عملك تحتاج الى بيع او شراء اكثر من اربعون صنف بنفس الفاتورة، علما بان رفع الرقم قد يؤدي الى بطىء في الفواتير احيانا.
10- السماح ببيع الدواء منتهي الصلاحية: يسمح او يمنع هذا الخيار بيع أي دواء انتهى تاريخ صلاحيته.
11- السماح بالقبض او الدفع باكثر من مبلغ الفاتورة: تحتوي فاتورة المبيعات على سند قبض داخلي، وكذلك فاتورة المشتريات تحتوي على سند دفع داخلي وكذلك المردودات بهدف تسديد الفواتير مباشرة، ويسمح هذا الخيار بدفع او قبض مبلغ اكبر من قيمة الفاتورة من خلال سند القبض او الدفع الداخلي.
12- السؤال عند تغيير سعر الشراء: يعمل هذا الخيار على تنبيهك في حال قمت بادخال سعر شراء لأي صنف في فاتورة المشتريات مختلف عن اخر سعر قمت بشرائه بهدف تنبيهك لاختلاف السعر بالاضافة لتنبيهك لتعديل سعر البيع، ويمكن ايقاف هذا التنبيه من داخل شاشة التنبيه بتحديد خيار عدم السؤال مرة اخرى.
13- السعر عند الادخال يشمل الضريبة: يعني هذا الخيار ان سعر بيع او شراء أي صنف الذي تقوم بادخاله في الفواتير يشمل قيمة الضريبة المضافة.
14- تحديث البحث من الفواتير والارساليات: يعمل هذا الخيار على تحديث جميع معلومات الاصناف التي تظهر في شاشات البحث عن الاصناف بمجرد حفظ أي فاتورة او ارسالية.
15- التصنيف الضريبي الافتراضي: في هذا الخيار يمكنك تحديد الحساب الذي ترغب بان تؤثر الفواتير عليه بشكل افتراضي، ففي حال اختيار (تجارة) فان الاصناف هي التي سوف تتاثر أي حساب البضائع، وفي حال اختيار (خدمات) فان حساب المصاريف هي التي سوف يتاثر في فاتورة المشتريات وحساب الخدمات المقدمة هو الذي سوف يتاثر في فاتورة المبيعات، وفي حال اختيار التصنيف (اصول) فان حساب الاصول الثابتة Fixed Assets هو الذي سوف يتاثر.
16- حقل الرقم في الفواتير يظهر فيه: الرقم هو رقم بديل للرقم التسلسلي لبطاقة كل صنف، حيث يظهر بجانب كل صنف في الفواتير الرقم التسلسلي لبطاقته بشكل افتراضي، ولقد تم تزويد بطاقة الاصناف بامكانية تحديد ارقام اخرى غير الرقم التسلسلي لاي صنف لتسهيل ضبطها والتعامل معها (مثل رقم الباركود، الرقم الاصلي، رقم المصنع، السيريا) ويمكن البحث عن أي صنف من خلال أي من هذه التصنيفات بحيث يمكن اظهار أي نوع من انواع الارقام البديلة بجانب الرقم التسلسلي لاي صنف في حقل الرقم بمجرد اختيار الصنف.
17- الخصم في بطاقة العميل هو نسبة: يمكن تحديد خصم خاص بكل عميل في بطاقة العملاء، ويمكن من خلال هذا الخيار تحديد نوع هذا الخصم كما يلي:
o على مجموع الفاتورة: أي ان قيمة او نسبة الخصم المحددة للعميل سوف تخصم على كامل مجموع الفاتورة.
o على سعر الصنف مع بيان الخصم: أي ان الخصم المحدد سوف يكون على كل صنف يتم اضافته في الفاتورة مع اظهار قيمة الخصم المحدد بجانب الخصم في كل سطر.
o على سعر الصنف مع اخفاء الخصم: أي ان الخصم المحدد سوف يكون على كل صنف يتم اضافته في الفاتورة مع اخفاء قيمة الخصم المحدد.
18- السماح بتعديل المجموع الحسابي للفاتورة: يمنح هذا الخيار التحكم بالمجموع النهائي للفواتير، بحيث يتم نقل الفارق الى الخصم بشكل الي، ويمكن الغائه.
19- عند ادخال رقم في الفاتورة يتم البحث على: تم تلوين هذا الخيار بللون الاخضر، فمن احد طرق اختيار صنف في الفواتير ادخال رقمه في حقل الرقم مباشرة كما تم شرحه في مساعدة الفواتير، ومن ميزات البرنامج انك تستطيع ادخال أي رقم بديل اخر للصنف في حقل الرقم للوصول للصنف الذي ترغب (رقم الباركود، الرقم الاصلي، رقم المصنع، السيريال) وفي هذا الخيار يمكنك تحديد احدهم فقط او امكانية البحث من خلال بعض الارقام البدلية او جميعها، وفي حال تحديد بديل واحد او بعض البدائل فقط فلن يتم البحث عن الصنف الى من خلال الرقم الخاص بالبديل المحدد فقط.
20- اعتماد التاريخ اليدوي لضريبة المشتريات (تقارير الضريبة فقط): لمن قام بتفعيل خيار الضريبة المضافة في البرنامج فان هذا الخيار يعمل على احتساب الضريبة المضافة في تقارير الضريبة حسب التاريخ اليدوي لفاتورة المشتريات.
21- اعتماد التاريخ اليدوي لضريبة المبيعات (تقارير الضريبة فقط): لمن قام بتفعيل خيار الضريبة المضافة في البرنامج فان هذا الخيار يعمل على احتساب الضريبة المضافة في تقارير الضريبة حسب التاريخ اليدوي لفاتورة المبيعات.
22- ممنوع الدين: للعملاء الذين تم تحديد انه يمنع بيعم ذمم او بغير النقد في بطاقة العملاء يعمل هذا الخيار على تنبيهك او منعك اذا رغبت ببيع أي عميل تم تحديد خيار منع بيع ذمم في بطاقته.
23- المنطقة الزمنية: تمت استضافة برنامج حساباتي السحابي على سيرفرات محددة بتوقيت جرينيتش وعليه فانك سوف تجد الوقت لجميع الحركات التي تقوم بها حسب توقيت جرينيتش، ويعمل البرنامج على اكتشاف فارق الوقت عن مدينتك وتحديده في هذا الخيار بشكل الي، وفي حال وجدت ان الوقت غير صحيح يكون النظام قد فشل بتحديد الفارق اليا، وعليه من الافضل ان تقوم بتحديد الفارق يدويا، اما من يعمل على نسخة حساباتي بدون انترنت فان الوقت والتاريخ سوف يتم تحديدهم بشكل الي من جهاز الكمبيوتر الذي تم تنصيب النسخة عليه.
24- اخفاء معلومات الحساب: تؤثر فاتورة المبيعات على حساب المبيعات بشكل افتراضي، وتؤثر فاتورة المشتريات على حساب المشتريات بشكل افتراضي والمردودات ايضا تؤثر على حساب المردودات بشكل افتراضي، وفي حال الرغبة بتغيير تاثير الفواتير على الحساباتي الافتراضية لحسابات اخرى بديلة بسبب طبيعة العمل يمكن اظهار خيار الحسابات وتعديل الحساب الذي تؤثر عليه أي فاتورة بكل سهولة.